Influitive首席执行官马克的器官感到憔悴。当时，他刚刚为这家12人的营销技术初创公司进行了种子轮融资，并迅速建立起自己的销售部门。随着公司的发展，Organ变得越来越疲惫。他已经连续第三次忘记开会了，总是错过截止日期。他的同事告诉他，他似乎注意力不集中，没有注意到他们的需求。他们委婉地建议他找个助手。但这感觉不对。器官需要同时出现在几个地方。他真正需要的是成为超人。

然后他突然想到了。他曾经见过LinkedIn的联合创始人莱德·霍夫曼的办公厅主任莎拉Imbach在行动。她优雅而敏捷地主持会议，提出正确的问题，确保每个与会者都有发言的机会。Organ不只是需要有人帮他预定行程。他需要像殷巴赫这样的人。一个可以代替他开会的人。把其他部门的内幕消息告诉他。接手他忙得没时间做的项目。他很兴奋，开始找工作。在那之后的四年里，Organ创立了这家上市后被甲骨文收购的初创公司Eloqua并在董事会任职版他已经聘请了三名幕僚长。校友们已经过渡到公司的高管级别。influtive现在有125名员工，生意兴隆，Organ也一样。

在军队、政界和《财富》(Fortune) 500强企业中，幕僚长这一职位曾是几十年的惯例，如今它开始在创业公司中流行起来。在这里，《器官》杂志为你分析了三种你可以雇佣的人，以及如何确定和选择最适合这项关键工作的人。他列出了在这个过程中要避免的陷阱，并给出了如何最有效地管理你的幕僚长的一步一步的方法。Organ还阐明了什么时候需要CoS(什么时候不需要CoS)，并解释了在他们的任期结束时如何帮助他们过渡。让我们开始吧。

范围的工作

让我们从最基本的开始:幕僚长到底是什么?这听起来像是一个难以捉摸的头衔，这是因为，嗯，它有点像——你可以聘请的人的类型和这个人将做什么有很大的变化。“幕僚长是一个非常私人的角色。这是一个专属于首席执行官的职位，兼具行政助理和首席运营官的特质。与EA一样，幕僚长只为CEO工作，没有直接的下属，除了实习生或行政助理。与首席运营官一样，首席运营官负责战略和关键项目，与员工、客户和董事会成员共事。需要明确的是:虽然CoS需要做出许多重要的决定，并且拥有强大的领导技能，但这只是一个服务角色。任务是让我成为超级英雄。这意味着我是最重要的。”“多亏了他们的工作，我才能做出更好、更快的决定。我得到了更多我需要的见解。通过与我的团队发展更深层次的关系，我有了更大的能力来推动高绩效。我能更好地让人们对自己的承诺负责。这个人每天都在我耳边低语，告诉我要关注什么，给我关键的见解。他们帮助公司走出阴影。”

虽然这可能会有所不同，但以下是你的CoS需要承担的一些高级职责:

确保CEO在做对公司最重要的事情。

协助完成首席执行官的优先事项，并达到适当的质量水平。

让首席执行官对承诺负责，同时帮助让报告对结果负责。

让首席执行官容易接近并接受新的想法和建议。

这次雇佣的独特之处在于它的轮换状态。办公室主任的典型任期是18个月。之后，他们可以过渡到公司的其他职位，通常是领导职位。一位前influtive CoS现在是公司的市场拓展总监，而另一位校友在担任人才副总裁后成为欧洲副总裁。

你的幕僚长背景可以跨越一系列的经验和资历级别，所以要了解这个职位可以有不同的待遇。Organ给出了你可以选择的招聘范围中的三点:

一个管理顺层雇佣。这个人将负责典型的行政任务，如日历管理和预订差旅，但他也会做出重要的判断，比如CEO应该如何最好地利用她的时间，以及她应该参加哪些最有价值的会议。

职业生涯中期，董事级别的招聘。此人可能有6-12年的工作经验。他将负责管理市政厅、准备演讲、为CEO参加领导会议做准备等工作。不过，他不太可能承担任何战略责任。

经验丰富的副总裁级别的主管。这个人已经是一个有经验的高管，希望有一天能成为首席执行官。她可能会与部门主管会面，讨论目标和指标，并为业务的各个部分制定策略。

一位出色的幕僚长应该承担的更广泛的责任如下:

确保首席执行官优先考虑正确的事情。他们通过了解企业内部和外部的真实情况来做到这一点。我是一个更注重外部的CEO——我喜欢达成交易，与客户打交道，主持活动。因此，我的幕僚们花了更多的时间来了解公司内部的动态，以及我需要把注意力集中在哪些方面。不过，当我需要在总部花更多时间时，他们也会去拜访客户，并对我们的卫星办公室进行评估。”“他们在内部事务中发挥了关键作用。早些时候，我们的管理团队相处得不是很好。我当时的狱警，大卫·埃克斯勒他在帮助我建立一个有凝聚力的高层领导团队方面做得非常好。他开始与公司的每位员工每天共进午餐和喝咖啡，以了解团队的表现。他组织了异地团队建设，在那里，高级领导团队接受培训，学习如何更开放、更脆弱、更直接地对待彼此。然后，他坚持到底，看看已经开始的改变是否坚持下来了。把这样一个新的高级团队凝聚起来的影响怎么说都不为过，我一个人也做不到。”

升级执行团队。“一个优秀的首席运营官能够提升整个公司领导层的游戏体验。他们通过对团队成员的想法和建议提供有效的反馈来做到这一点。有时，当分析没有经过深思熟虑时，他们会反驳。在这些情况下，他们会参与进来，帮助他们做得更好。当某人工作出色时，他们也会让我知道，这样我就可以明确而有效地表扬他们。”“你需要一个能帮你调整内心的人。在开发和雇佣合适的人才方面，你需要有人做你的眼睛、耳朵、手和脚。我需要一个人来识别摇滚明星进行投资，并尽早发现错误的雇佣，让他们更快地离开公共汽车。优秀的首席运营官会不断监控组织的健康状况，并提出具体的改进建议。”

增强和改善CEO的沟通能力。“CEO每天大部分时间都在沟通，所以有效的沟通是工作的重要组成部分。演讲需要全面和清晰，特别是对董事会、市政厅会议、关键客户和分析师的重要沟通。一点努力就能大大提高效率。当我雇佣幕僚长时，我会寻找会讲故事的人。”“我最近接到了一个董事会电话，通常我会准备一个小卡片，然后发给董事会成员。但这次我请来了我现在的幕僚长布朗温史密斯这样做。我原以为要花两个小时编辑她的作品。结果发现我在这甲板上什么都不用做。这是难以置信的。她说了所有我可能会说的话，以及她在我们一起工作期间听到的。她的分析非常准确，为我节省了大量的时间和麻烦，使我能够在重要会议上进行有效的沟通。”

扮演特技替身。“幕僚长为首席执行官的日程安排创造了可访问性和可用性。他必须在需要首席执行官的时候——无论是在关键的内部会议上，还是在客户现场——有效替代首席执行官。通过分享你决策背后的逻辑，训练他们以你的方式思考。让他们坐在你的办公室里，大声思考。他们应该随时知道什么对你来说是重要的，”Organ说。“当幕僚长越来越适应这个角色时，你会开始看到他们在这方面开始发光发热。人们会开始要求他们协助会议，或旁听重要的客户电话。我的三位幕僚长都经历过这种情况，不仅看到他们的成长感觉很好，而且知道在我转身的时候，公司得到了很好的管理，我感到非常欣慰。”

做该做的事。“做这份工作真的需要一种‘能做、愿意做’的态度。有些人接受不了。这并不全是浮华和魅力。虽然我从来不会让幕僚长做我自己没有做过的工作，但你分配给他们的任务可以从高级到基本。”“一个令人难忘的例子是，当我决定在创业节上演讲时，用空气炮把毛绒独角兽射出来是个好主意。大卫租了大炮，买了毛绒玩具，把它们运到蒙特利尔。这是一个巨大的成功，但必须有人处理协调特技的细节。那个人是我的幕僚长。

作为首席执行官，我站在台上。我在跳踢踏舞。如果我的幕僚长尽职尽责，我就能再来一次。

当你需要幕僚长的时候

很难知道你是否需要这个特定的角色。有可能你只需要一个行政助理，也有可能你需要一个完全不同的行政级别的雇员。

根据《风琴》杂志，以下是你需要一个参谋长的一些迹象:

你的团队越来越大，也越来越难管理。

你在培育种子或a轮之后成长。

你希望你能繁殖自己，同时去任何地方。

你心烦意乱，精疲力尽，因为你有太多的事情要做。

你的员工催你做决定或交付成果，但你没有做到。

你想提高效率，但还没有准备好担任首席运营官或二把手。

以下是你不需要幕僚长的一些迹象:

你对价格非常敏感——这次雇佣可能要花费7.5万到20万美元以上。

你pre-product-market健康。

你还没有做好扩大公司规模的准备。

你的管理团队配置不允许一个有效的参谋长——例如，强烈的个性可能会妨碍一个CoS完成她的工作。

但归根结底，这是一种主观判断。“这是一次高风险、高回报的招聘。你很可能知道你什么时候需要一个幕僚长。你会感到空虚，你希望有人在你工作的某些方面帮助你。不要混淆了招聘不同高管的需求。”“我曾见过一些初创公司在需要首席运营官来增强CEO能力的情况下雇佣首席运营官。在小公司，高级领导团队成员加入是因为CEO，他们想向CEO汇报，而不是首席运营官或二把手。使用这些指导方针来仔细确定您的团队中最需要的角色。你想得越多，做出正确决定的几率就越大。”

确定职位范围

如果你选择了一个参谋长，那么是时候开始你的招聘程序了。首先要确定你需要一个特别强势的幕僚长。也许他们的优点正是你的缺点，或者他们在目前对你的公司很重要的某个领域特别有才华。“你必须分析。关键是什么?我需要强有力的沟通吗?我可能需要这方面的人才，比如里德·霍夫曼的前狱警本评为她现在是一位著名的作家和演说家。我需要一个能管理一个部门的人吗?我是否需要一个在组织行为学方面非常擅长并能凝聚团队的人，一个执行教练类型的人?”器官说。“当我在招聘我的第二任幕僚长时，我意识到我需要一个情商很高的人，他可以帮助我的领导更好地团结起来。我们的新员工没有完全团结一致，意见分歧经常浮出水面。所以我雇佣了大卫。他在之前的工作中从事过组织设计和管理效率方面的工作。他曾经处理过一个由一家欧洲公司和一家美国公司共同领导的项目。这种运作模式是完全无效的，双方本质上非常憎恨对方，以至于无法共处一室。 Within three months he had everyone committed, smiling, working well together and back on track to the critical path. I heard that and said, ‘That’s my guy.’”

风琴有一些建议可以帮助你开始寻找。首先，问自己这些问题:

作为CEO，我的愿景是什么?我想去哪里?

我最需要什么帮助?

有什么事情是我不想做而又想委派的?

我准备好让别人接触我工作和个人生活的每一个角落了吗?

一旦你确定了你对这个职位真正需要和想要的是什么，就把招聘信息发布出去。把这份工作宣传为获得实际管理经验的绝佳途径。“我们的信念是，这是一次严格的18个月的任期。通常到那个时候，他们已经是非常有效的领导者了，让他们在招聘新幕僚长的同时负责其他事务对公司是有益的。”“当幕僚长是加速职业发展的一种方式。如果你离开了公司，世界是你的——你可以成为创始人、首席执行官、首席运营官或副总裁。这是一种非常全面的训练。”

一开始，Organ喜欢做一个初步的面试筛选。过去，他还聘请了一位顾问来筛选候选人。因为他要找的是一个果断、能激励别人的人，所以他围绕这个特点设计了面试。以下是《风琴》一开始喜欢问的一些问题:

去年你做的最艰难的决定是什么?你是怎么做到的?

去年你做过的最糟糕的决定是什么?你是怎么恢复的?

告诉我你是如何激励一个没有特别动力的人的。你是怎么做到的?

你如何知道一个项目是经过深思熟虑的?你会问什么样的问题?

如果你的提案缺少一些关键元素，你该如何处理?什么时候你会投入进去帮助一个人更好地工作?什么时候你会把它推回去，然后说:“你真的没有想清楚这件事——等你再想清楚再回来吧”?

挖掘答案，但不要太相信面试。你的下一步是给他们分配一个项目。“这是非常有效的。模拟工作，让他们去做。这在办公厅主任这个职位上尤为重要。对于我的第一个coo招聘，我们设计了一个任务:组织一个活动来确定influtive的产品方向。获胜的候选人,弗雷泽斯塔克他和我们的一位经理一起组织了这次活动。在那之后，我们知道他很棒。他拒绝做正确的事。他问了所有正确的问题。与他共事的团队成员说，‘这感觉真的很自然。我们和他一起生产出了更好的产品，’”Organ说。

“一个项目比问一堆老套的问题更能评估一个人。另外一个我评价很高的应聘者并不喜欢这个任务。他曾是一名政治领域的首席财务官，觉得去初创公司工作一定很有趣。”“我们很喜欢他，但他完成任务后说，‘这太模棱两可了。我真的不喜欢这样。’我说，‘那你不适合这份工作，因为我们整天都在做这个。我们要处理大量的模棱两可，我们希望你们能从混乱中创造秩序。’这项任务帮助我们弄清了这一点。”

管理你的因为

一旦你招到了人，就该管理培训，建立日常的融洽关系了。你们之间的关系是至关重要的，所以要尽可能的亲密。“我与我的CoS互动密切。首先，他们和我坐在同一间办公室里，听我思考我们面临的挑战。他们偷听我的电话，参加我的一对一会议，除非被我的会面对象明确拒绝，但这种情况并不经常发生。他们还可以阅读我的电子邮件，”Organ说。“我们可能每天懈怠10到25次。我从不隐瞒，我什么都告诉他们。他们必须了解我和我的想法。目标是让CoS能够预测我将如何做决定。”

《机构》提供以下原则，帮助你与你的幕僚长建立最佳的关系和工作流程:

写一份18个月的工作路线图。“在最初的6个月里，限制‘特技替身’的工作是个好主意，他们基本上是在会议上代替你。CoS需要时间来培养知识和信誉，以有效地在内部和外部代表CEO。如果你过早地让他们陷入困境，他们可能无法达成领导所需的共识。”“6-12个月你应该处于最佳状态。在这一点上，他们已经建立了他们需要的与其他高管的关系，并有足够的经验独自飞行。然后，在工作了12-15个月后，是时候考虑一旦18个月的任期结束后的下一次旅行了。开始讨论他们接下来想要什么。一旦你知道了这一点，确保他们在最后几个月里培养与下一份工作相关的技能。最后，让他们在14个月左右找到替代者。”

有计划地安排你的时间。“每周一早上，我的幕僚长和我开半个小时的会，一起度过一周。我们决定哪些会议是一起参加还是单独参加，什么时候旅行有意义，我们需要花时间和谁在一起，以及这些会议的目标。总的来说，如果这是一个外部会议，而且双方已经有了关系，我就需要亲自参加。”“我们也会检查我们正在进行的各种项目，让横向项目走上正轨，并找出我们可以委派的任务。我们讨论团队成员的表现——谁应该得到直接认可，谁不高兴。所有这些都为你和你的公司创造了更顺利的发展道路。”

以一种能让他们成功的方式来呈现幕僚长的角色。“当你把他们交给一位高素质的幕僚长时，人们通常不会感到被冒犯。有时甚至是首选!与心不在焉的CEO开会相比，这样的跟进效果往往更好。”“关键在于你如何表达。我们使用的语言是，首席运营官的工作是优先考虑首席执行官的努力。让每个人都知道，这个人会倾听你的声音，控制你的日程安排，为你的工作安排优先级。你沟通得越好，就会有越多的人对你的想法感兴趣。”

你的幕僚长就是你的大使。他是你的特技替身。他是仅次于你的最佳人选。

打开门，让你的狱警能更好地协助你。“你必须完全信任这个人，所以雇佣一个你在一起感到完全安全的人。你必须对自己有安全感和自信。然后要非常开放和脆弱。你一定很想看到你的幕僚长成功。告诉他们你在想什么。我花了很多时间和他们在一起。有时我们只是随意地谈论一些东西，其他时候则更有针对性。”“上个月，我至少花了三个小时和布朗温讨论所有不同的董事会成员。他们的问题是什么?他们怕我什么? She knows my deepest fears about my board members. She knows what I’m excited about. She knows everybody’s personality. That’s because I talk to her constantly. She’s a key confidante.如果你希望你的幕僚长成功，不要隐瞒任何事情。”

不要被他们的成功所威胁。“布朗温打破了我所有高得离谱的期望。她和我在一起四个月了，但表现得好像她已经在这里一年了。如果你是一个缺乏安全感的CEO，不确定自己在世界上的位置，拥有一个强大、高效的幕僚长实际上可能会让你紧张。你会想，‘天哪，她想要我的工作，’”Organ说。“如果你发现自己处于这种情况下，在毁掉自己之前先检查一下自己。我的工作就是尽可能让最优秀的人围绕在我身边。布朗温能给我的董事会设计一副牌，我一点也不觉得有威胁。那是我的老板，她做的牌比我一个人做的都好。在过去的两天里，我没有疯狂地做甲板，而是和人们在一起。我一直在地板上走来走去。 I’ve had a couple extra calls with customers that I would not have had, because you know what? She produced something that normally only I could do.”

听从你的直觉。“我还是我。我还是会时不时地告诉布朗温，‘恕我直言，我知道你想让我做x，但我不想做x，我要去拜访一些客户。再见。“我的直觉很好，我尊重它们。这是CEO应该学会的一件重要的事情——什么时候倾听内心的声音。”“与此同时，你的幕僚长也将拥有强有力的话语权。这对你是有利的。在某些方面有分歧是可以的，但在大多数情况下，你和你的CoS应该是一台运转良好的机器。布朗温和我简直就是双头怪物。我信任并倾听她的意见，但有时你不得不做出与他们的评估相悖的决定，这没关系。”

特技替身仍然不是真正的替身。有时候人们只是需要你——真正的你——活生生的你。“前几天我收到了一些尖锐的反馈。一位同事说，‘马克，布朗温不能代替你。她工作做得很好，我们喜欢她，但有时我们需要你——实际上是你。我把这记在心里，现在我和不同的部门安排了每周的午餐。实际上布朗温帮助我想出了这个主意，”Organ说。“我一直觉得，有一个幕僚长让我更容易接近。这是有一定道理的，但我们正在学习如何回答:人们什么时候需要我本人，布朗温什么时候需要我?这需要大量的试验和错误，但重要的是确定它。”

转变你的因为

最后，在18个月结束时，是时候开始移交你的幕僚长了。“虽然要放弃对你的成功至关重要的人可能很难，但这是最好的结果。在这一点上，他们会坐立不安。过了一段时间就开始让人困惑了。对于弗雷泽来说，他经常促成会议，人们对他的角色变得不确定。他是我的代表，我的代理人还是弗雷泽?过了一段时间，弗雷泽甚至都不知道自己是谁了。”“大约12-15个月后，你的幕僚长可能会出现身份危机。如果他们不这样做，你可能就找不到一个将来会成为你公司领导的人。他们会对自己更有信心。 In this case, others were gaining confidence in Fraser. People were asking him for advice, not because he was a sort of psuedo-me, but because he’s brilliant in his own right.”

虽然目前还没有正式的过渡路线图，但Organ的几位幕僚长已出任高管。“通常在15个月的时候，我开始带我的幕僚长去吃饭。在大约三次晚餐的过程中，我们会谈论他们的兴趣以及他们希望成为什么样的人。弗雷泽对人才很感兴趣，所以我们确保他在这方面掌握了技能。大卫和一般管理职责也是如此。”“最优秀的幕僚长之所以能胜任这份工作，是因为他们被可能的快速职业发展所吸引。这是最快的成长机会，因为他们从首席执行官的优势中学习——即使是高级副总裁也看不到这一点。在《财富》500强(Fortune 500)企业、军方和政界的高层中，参谋长的比例都过高。创业公司也会发生同样的情况:那些经历过幕僚长任期的人将不成比例地成为最成功的创始人和首席执行官。”

当了18个月的舞台经理之后，是时候让你的幕僚长来领导了。轮到她上台了。

做你世界的主人

幕僚长掌控CEO的日程安排和优先事项。她会在你耳边轻声说出来之不易的见解和指导，帮助你走出阴影，领导公司。在你的种子或a轮之后开始寻找CoS，确定你的需求落在高级EA和VP之间的哪个位置。通过给他们分配真正的任务来雇佣合适的人，但首先要为自己作为CEO的愿景设定一个目标——并弄清楚你的公司目前最需要什么优势。与你的客户建立尽可能亲密的关系，敞开心扉，从你的电子邮件到你内心深处的恐惧。一个好的幕僚长会是一个值得信赖的知己和顾问，但总是听从你自己的直觉。让他们找到接替者来结束他们的任期。让他们在你的公司中扮演一个与你的需求和他们的愿望一致的重要角色，然后为你的下一个CoS招聘做好准备。

“在过去的四年里，我的注意力完全转移了。在我有幕僚长之前，我会随口说，“我想和一些客户谈谈”，或者“我想知道产品最近怎么样了?”我要去那边逛逛，看看发生了什么事。现在，他们有了更多的目的和意图。我有一个真正了解情况的人，他会告诉我‘这是你现在应该做的，’”Organ说。“这给我带来了一种冷静和安全的坚定感觉。我为顾客和员工提供更好的服务。我的工作就是为别人提供很棒的体验，现在我知道我正在这么做。作为一个领导者，这一直是我的目标，但作为一个领导着一家快速发展的公司的人，现实并非总是如此。我的幕僚们一直是我的催化剂。”

摄影由influtive提供。