新季度的前几周会出现一个可以预见的模式:我们回顾过去的目标，并将目光投向新的雄心壮志。虽然计划是按月计算的，但我们知道真正的进展是按周、按天、按小时计算的——所有分散注意力的陷阱都在这些地方，你更容易迷失方向。
在这样的时间范围内，我们有限的时间里需要优先处理的事情越来越多，找到重点就变得越来越重要，尽管我们的道路上有很多障碍。当我们可以在任何给定的时刻处理无数的任务时，我们把什么放在首位?当我们大多数人的口袋里都装着一个分散注意力的小漩涡时，我们该如何屏蔽噪音呢?这不仅仅是关于我们能在工作中完成什么。分心、低效的时间也会减少你日历上可以回收的宝贵空间连接数，滋养你的好奇心或投资于自我保健．
多年来，《评论》团队从忙碌的首席执行官、高管教练和经验丰富的领导者那里收集了应对这一问题的最佳做法。当我们仔细研究他们的建议时，一个令人安心的主题出现了:少即是多。真正的效率意味着少安排时间，多说“不”，尽可能抵制分心。换句话说,最有效率的人并不是那些要承担最多责任的人。他们是最有目的性的人。
下面的六个策略告诉你如何在任何尺度上重新获得你的时间和注意力。我们从小事开始，提供了识别分心诱因和驯服收件箱的技巧。然后，我们分享更多应对更大挑战的工具，分类任务和重新设置动力。
最后，时间管理并不仅仅是在一天中尽可能多地利用时间——我们希望这些建议能帮助你让每一分钟都变得有意义。
1.通过观察触发点和订立协议来避免分心．
容易分心是人类的天性。而现在，由于现代分散注意力的机器，我们都把它放在手边，这种趋势被放大了。创始人，投资人，行为科学家近红外光谱Eyal出现的原因。作为畅销书的作者上瘾:如何建立习惯养成产品埃亚尔已经把注意力转向帮助专业人士在工作的时候坚持工作，而在不工作的时候就不上网。
根据他的说法，优先安排专注工作的最佳策略之一是将更多的精力和注意力投入到控制那些削弱我们专注力的内在诱因上。换句话说,在你战胜分心之前，你需要了解它来自哪里。
“人类所有的行为——包括分心——都是从一个内在的触发点开始的。身体通过让我们感受到我们想要逃避的不舒服的感觉来让我们行动。它被称为体内平衡。如果你觉得冷，就穿上夹克。如果你觉得暖和，就把它脱下来，”埃亚尔说。我们使用的产品也一样。你可能会因为无聊而看新闻，因为孤独而上Facebook，因为不确定而上网。“正是这些即时反应让这些产品如此容易养成习惯，”他说。“即使你排除了所有这些干扰，如果你不专注于内在的触发因素，你总是会被某些东西转移注意力。”
这里有一些简单的方法，埃亚尔建议我们直面内心的诱因，以便在分散注意力方面占上风:
注意的感觉。埃亚尔建议注意你什么时候分心，然后寻找触发它的情绪。“也许是，‘嘿，你知道吗?我正在做这个任务。我觉得无聊了，就从椅子上站起来，去和大厅对面的史蒂夫说话。’”埃亚尔说。“只要简单地记下原因，我们就能开始精确定位那种感觉，并解开消极的感觉。”
带着好奇心涌出来。对你的内在诱因保持好奇——而不是评判。“你想要逃避的是什么情绪?”是无聊吗?是孤独?还不确定吗?是害怕你无法完成任务吗?只有当我们专注于这种潜在的情绪时，我们才能开始找到一种不同的方式来处理这种情绪，而不是条件反射地试图完全逃避它，”埃亚尔说。
当你更加关注你的触发点时，对自己要有同情心。每个人都会时不时地逃避任务。但当你确定模式时——比如你永远不想开始的任务——考虑一下是否有更大的故事。埃亚尔说:“你可以在一段时间内使用所有这些不同的技巧，但随着时间的推移，如果你真的不想做这个任务，可能是时候寻找更深层次的原因，为什么这个任务可能不适合你。”
即使你已经注意到了内部诱因，你仍然需要支持来坚持下去。埃亚尔解释了你如何建立契约，让自己对专注负责:
创建一个尤利西斯契约。在《尤利西斯契约》中，你与未来的自己达成某种协议，在给定的时间内将自己锁定在给定的任务中。就像尤利西斯设置了一系列的限制条件，这样他就可以听到塞壬的歌声，但仍然能活着出去，你可以在分心时围绕自己的弱点制定计划。埃亚尔说:“虽然科技可能会造成更多的干扰，但好消息是，它也产生了一些有趣的工具，帮助实现某种强制专注。”“例如，当我需要集中精力写作时，我会使用一款名为Forest的应用程序，它会在特定的时间内屏蔽我的手机。”
找一个专注的伙伴。现代工作场所的挑战之一是太过灵活，而对你整天所做的事情却缺乏责任感。埃亚尔说:“我们今天遇到的远程工作或在办公室工作的人的部分问题是，你不知道他们在做什么，偷懒看起来和努力工作是一样的。”所以找一个同事，建立起这样的责任。一起坐下来，面对面或在网上，告诉对方接下来一个小时你要做什么。然后，让彼此负责完成这项任务。
重新定义的任务．你也可以让你的任务本身更有吸引力，更吸引人，从不同的角度看它。“我的朋友Ian Bogost是乔治亚理工学院的教授，他研究游戏。这是迷人的。他写了一本书叫玩任何东西．他说的是，你可以让任何任务发挥作用，并通过寻找任务内部的可变性使其变得有趣。即使一项任务一开始看起来很无聊，也要寻找其中的变数。寻找不确定性，”埃亚尔说。“寻找可能不同的地方。你可以给自己计时。你可能会看到你是否可以做得有点不同。你可以看看你是否能做得更好一点。”
在这里阅读更多关于埃亚尔的四步模型，以克服分心，为专注的、创造性的工作创造空间。
2.在“沙子”上妥协，而不是在“石头”上妥协——当涉及到电子邮件时，拥抱你内心的懒惰．
虽然时间管理的框架通常是微调重点，确保每一项任务都被完成，但它也要防止当你忽视它时往往会出现的负面副作用。当Roli Saxena加入聪明的为了在这家成长中的初创公司中引领客户成功，她在职位不断扩大的过程中亲身体验了这一点。由于要处理的事情太多，她最终寻找了一些策略来避免精疲力竭开发一些关键框架帮助她分清轻重缓急，集中精力，在她职业生涯中最艰难的时刻生存下来。
“无论你多么优秀，多么有经验，精疲力竭是不可避免的。你所能做的就是试着预防它，营造一个能更多地抓住它的环境，”她说。这里有一个她用来在混乱环境中保持头脑清醒的小策略:把你的任务分类为“石头”和“沙子”。
如果说你需要做的所有有影响力的大事都是石头，那么所有持续不断的颗粒状物就是沙子，从电子邮件、不太重要的会议到Slack上的一次性问题和消息。下一步，想象你的一天是一个罐子，Saxena说。如果你整天都在回应外界的询问，不停地往里面倒沙子，它很快就会被填满，就没有地方放石头了。你不会感到满足，因为你的影响力有限。
但让我们假设你承诺专注于一块或两块石头，并挤出时间来做这件事。如果你把一块石头放进桶里，你仍然可以把沙子倒进去，沙子就会在桶周围流动。电子邮件的行为也是如此。最重要的信息会得到回应，你会完成更重要的工作。
她说:“你会更加严格地安排邮件的优先顺序，更快地回复它们，你不会让它们让你陷入困境。”“你可以在沙子上妥协。你不能在石头上妥协。”(这个视频我们将更详细地讨论这个想法。)
至于管理沙子的最佳策略之一，Saxena推荐当涉及到电子邮件时，接受你内心的懒惰。
她说:“我会浏览一下，看看什么是最重要的，并确保照顾好那些。”“其他的可能没有完成，但没关系。我不需要总是有一个空的收件箱。期望总是100%的时间立即响应是不现实的。说实话，这可能也不是别人的期望，而是你自己的期望把你和这件事联系在一起。”
电子邮件管理回归到给自己许可。你必须让自己可以关闭收件箱，让线程挂着——甚至可能是几天。
确保她没错过什么，萨克森娜在每周五快结束的时候安排两个小时来处理和回复所有剩余的、非紧急的邮件这样她下周就能重新开始了。
她说:“比尔·盖茨曾经说过，他喜欢雇佣聪明、懒惰的人，因为他们知道如何以最快的方式解决问题。”你可以把这种想法应用到自己身上。如果你让自己足够‘懒惰’，只专注于一周中最重要的事情，那么当时间到了，你就会更有效地处理剩下的事情。”
阅读更多Saxena的关键策略和框架，以保持过度疲劳的海湾。
3.根据你的精力安排你的时间表．
凯蒂Verresen她的客户经常向她提出同样的、充满幻想(但又很熟悉)的请求:帮助他们在繁忙的日程中腾出更多的时间。为了引导她的客户养成高效率的习惯，这位炙手可热的职业教练鼓励人们从内部反思开始，然后努力实现外部改变。她说，成功的执行往往始于最大化身体、情感和精神的能量．
大多数人都知道身体能量的核心组成部分:充足的睡眠，合理的饮食，锻炼。但知道这些规则的人和遵守这些规则的人之间的差距是巨大的。在高压力的环境中保存体力尤其重要，因为压力源可能在你不知情的情况下消耗你的能量。
为了了解你的身体储备，Verresen建议问几个基本的问题:你感觉自己有多清醒?你的睡眠模式是什么样的?你有时间锻炼吗?你经常在会议之间休息吗?还是他们会连续地休息?你参与会议的程度如何?
然后进行细化，使用电子表格来绘制你每小时的警觉程度和疲劳程度。Verresen建议这样做三天到一个星期——足够看到一个模式出现的时间。“当你如此近距离地追踪事物时，它就变成了一部可以重播的电影。当我们一起看电影时，我们可以识别出他们在哪些时间段明显更警觉，哪些时间段则不那么警觉。”
Verresen说，这个练习不仅仅是弄清楚你是不是“早起的人”。它是知道一天中哪些时间你能够进行更高层次的思考。你什么时候能解决最棘手的问题?什么时候你能够把精力投入到那些不容易或者没有已知解决方案的任务上?
一旦对你每天精力的高峰和低谷有了更好的了解，就要调整你的时间安排日历阻塞．找出日历上体力最充沛的时间段，在体力较弱的时间段安排一些简单或强度较低的任务。
按照你的个人精力模式来设计你的日历，这会极大地提高你的效率。
别忘了后退一步，看看你是不是在做正确的类型你日历上的任务。Verresen说:“很多领导者觉得，只要他们对他人的需求做出回应或帮助他人，他们就做得很好。”“如果他们把大部分时间都花在这上面，通常意味着他们忽略了更重要、更重要的优先事项。”
为了为这些优先事项预留时间和空间，Verresen还建议每周抽出90分钟到2小时的两个时间段精神上的空白．她说:“把它写在你的日历上，确保在这段时间里你的工作没有被打断或打扰——理想情况下，你也不应该在这之后马上开会。”
她说:“这段时间应该是不受影响的，应该安排在你最清醒的时候。”“我们的目标是缩小视野，思考当下正在发生什么，以及你未来想做什么。这就是创造性解决方案和好主意的来源。”
当人们有了空间，他们就会被放大。当他们感到局促时，他们的能力就会收缩。
Verresen还建议，如果可能的话安排好人们可以打断你并与你互动的时间．安排一对一的会面显然是一种需要，但事实证明，办公时间也能有效地限制全面的干扰和分心。特别是当公司进入成长期，有新人加入时，这可以成为救命稻草。它既保持了开放政策的形象，又没有浪费时间。
在这里阅读Verresen关于评估和最大化你的身体、情感和精神能量的更多建议。
4.用纪律和勤奋检查你的日程表．
马蒂尔德科林她以安静的专注和对效率的痴迷而闻名，表面下的螺旋桨帮助提供动力前面令人印象深刻的轨迹。从她快速组织筹款过程的方式，到她令人难以置信的精准沟通更新，纪律是她作为Front联合创始人兼首席执行官所做的一切工作中闪耀的主题。根据她的经验，时间管理是纪律中最重要的——也是最容易被忽视的——元素之一。
“在高层，纪律是专注于少数事情，这是难以置信的挑战，因为你有这么多事情要做，你被拉向这么多方向——每件事似乎都很重要。但自律归根结底是专注于正确的的事情,”科林说。“这就是为什么我高度警惕，要确保把时间花在最重要的事情上。”
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为了确保你的时间花在正确的事情上，科林建议你先退一步问自己以下几个问题:
你的日程表是否真正反映了你每周为团队安排的优先事项?
是否有一项活动你没有花足够的时间?
你有自律和内在的时间去脱离和离开吗?
如果以上任何一个问题的答案都是“不”，那就说明你需要调整你的时间安排了。下面是她给出的四条建议，可以让你在繁忙的日程中保持纪律:
拦截和处理:为电子邮件创建一个窗口，并选择退出通知。
科林说:“我每天在日历上有两个30分钟的时间专门用来浏览收件箱，我尽最大努力在这些时间之外不看它。”为了坚持下去，她完全放弃了通知，只保留了日历提醒。
“我已经禁用了手机和电脑上的电子邮件、聊天和其他工具。我的日程表是打开的，所以我不会错过任何活动，但选择不做其他事情，提高了我的效率，显著减轻了压力，”她说。“我觉得这很有帮助，于是我向整个Front团队发出挑战，要求他们在一周内停用通知。现在在周末的时候，我甚至会注销所有的应用，这样就不会有这种诱惑了。”
留出时间后退一步，清理你的头脑。
在科林所有的日历优化实验中，后退的时间一直是最有价值的补充。她说:“每周有半天时间，我只允许自己有一个笔记本，没有电脑，以便真正集中精力解决关键问题。”“我在这方面做了不少修改，比如每周几次把它分成一个小时，但我发现这样会让我更难集中注意力。”
周五和自己定个日期，安排下一周的工作。
“我每周五下午都有15分钟的‘回顾日历’时间。我重新审视了我们的季度目标和几个最重要的话题。然后我会查看下一周的日程表，以确保它与计划相符。”“例如，招聘现在对我来说是一个巨大的压力，所以我需要花大约三分之一的时间来面试高管。当我看到我的日历上排满了产品会议，或者我只安排了一次面试时，我就知道我做得不够，无法取得进展，所以我会增加一个采购环节。”
科林发现这种练习是另一种安全措施，可以确保她把足够的时间分配到正确的事情上。她说:“如果我告诉我的直接下属，我这周的目标是确定新的销售组织将是什么样子的，那么我最好为此专门安排一些个人工作会议和关键会议。”
分析你的时间，使你的目标与现实相匹配。
在她的推特粉丝中，科林因为偶尔分享一张她如何打发时间的图表而出名。以下是她每周详细分析的一个例子:
Collin说道:“在每一周结束时，我的艺电都会给我发送一份日历分析。“按活动类型划分，比如面试、销售、管理等等。这就是我如何表明我需要加大招聘力度的。我也会从团队的层面来看，看自己是否在某个团队上花了太多时间，而忽视了另一个团队。”
在这里，你可以找到更多马蒂尔德·科林管理你的时间和使用纪律为你的创业公司的成功提供动力的策略。
5.以两周的冲刺和六个月的目标为优先级来产生动力．
当我们谈论时间管理时，我们经常在日常工作的背景下谈论它。但“生产力”这个更大的项目包括优先考虑长期目标，确保我们朝着那些截止日期稳步前进(通常情况下，这些截止日期比看起来更近)。
这就是史黛西拉当她加入时被发现三叶草的健康的第一个设计师。作为一名初创公司的早期员工，她必须无情地划分优先级，以满足快速扩张的公司的需求。她不仅要注意自己的个人项目和不断壮大的团队，还需要时刻关注自己的目标——即使这些目标经常是瞬息万变的。她说:“突然间，旋转的感觉更多的是眩晕，而不是刺激。”
在这个快节奏的环境中，她努力寻找自己的立足点，为了分清轻重缓急，拉对自己的时间管理进行了微调。但她很快意识到，这不是小费的问题时间表。无论你是刚开始一个新角色还是当你更稳定下来(并承担更有雄心的项目)时，找到合适的时间增量来计划任务，以覆盖该领域，但不要把自己分配得太过分散，这是至关重要的。
为了有效地达到广度和深度的平衡，La建议制定两周和六个月的时间表，以帮助你检查自己的进展，并在需要时调整方向:
前6个月:规划两周主题。
当你进入一个新角色，开始承担每个初创公司早期员工都要承担的各种职责时，避免背景切换，保持多面手，同时专注是关键。La通过围绕一个主题制定为期两周的sprint计划，以获得最大的灵活性和专注度。
La说:“我发现两周时间是有效执行任何关键任务和积累足够专业知识的最佳时间单位。”“例如，在审查设计机构时，我把我的规划、研究、会议、评估和决策限制在两周内。将每两周一次的主题按优先顺序排列，可以在特定的业务领域创造足够的动力来创造真正的价值，但如果没有达到预期的结果，也不会造成严重的挫折。”
然后，La根据公司一开始面临的限制因素，将优先级排列在一起。“当你处于初创阶段时，你的优先事项非常清楚。必须首先解决最紧迫的限制，否则你就会破产，”La说。
“例如，在Clover，我们被CMS[医疗保险和医疗补助服务中心]截止日期。我们必须准备好开放注册，从10月到12月，我们必须有一个品牌和网站。在我们考虑雇佣用户研究人员或开发设计系统之前，这些都需要到位。为期两周的主题足够灵活，如果需要的话，我可以根据业务需求的变化模块化地交换它们——而且足够紧凑，一旦我决定开始一个主题，我就无暇浪费时间考虑机会成本。”
早期员工:说到时间管理，把你的优先事项按两周的主题排列。这样你就可以平衡可操作性和灵活性。
第6个月及以后:标准化你如何分类你的时间。
在一个职位上工作超过六个月后，你可能已经积累了专业知识，并希望挤出时间从事更具战略性的工作。对La来说，这是标准化如何分配你的时间的时候。为了完成任务和委派任务，她使用了“眼睛盯着，手盯着，地平线”她从她母亲那里得到的框架第一轮导师他是Airbnb的设计主管亚历克斯Schleifer．
眼睛盯着La说:“我不需要做这些工作，但我需要了解这些工作，比如设计师的项目进展或组织的设计要求。”
手在这些都是我需要独立完成的工作。例如，这可以是与候选人会面，或者培养设计团队的okr。”
地平线上:“这是一到六个月后的主题和发展类别。它即将进入我们团队的视野，但还没有进入我的视野，比如设计系统。”
拉说:“在Clover，我每周初都会独自完成这个框架，但在Airbnb设计公司，亚历克斯每天都和他的一名员工一起做这个练习。”他向我强调了那一点持续的优先排序——选择在正确的时间做正确的事情，一遍又一遍地做——是决定企业成败的关键。现在我对自己的时间、成本和投资回报率都更加认真了。”
La在这里分享了更多高增长、高风险的早期创业公司的时间管理和故障排除技巧。
6.每一天，把你的里程表重置为零．
从个人实践到团队目标，建立一个时间管理策略工具包是很好的。但如果在一天结束的时候，你仍然觉得自己被一大堆危险的待办事项淹没了，你可能很难觉得自己在取得进步。
为了保持专注、生产力和进步的健康把握，伊迪丝Harbaugh的首席执行官LaunchDarkly他提出了一个有用的框架来评估前进的情况。她从一个令人惊讶的地方了解到这一点:她的Celeste Bianchi公路自行车的座位，当时她正在独自穿越西北太平洋，绕过加拿大边境，最后停在华盛顿特区林肯纪念堂的台阶上
哈博最清楚的一点是，3360英里的旅程始于一次踩踏板。这反映了她对进步的看法，不仅是作为一名自行车手，也是作为一名首席执行官和经验丰富的产品负责人。这就是为什么她鼓励创始人记住这一点每辆车都是从零开始的．在她越野旅行的每一天，哈博都会把自行车上的里程表重置为零，这种做法即使不在自行车上也很有效。它帮助她:
的焦点。“在智能手机出现之前，我骑马穿越了全国。当时最先进的——我的黑莓珍珠——现在已经很原始了。借助航迹推算，我需要知道我的确切位置，以确保我的纸质地图是正确的。”哈博说。“工具来来去去。我们都被我们曾经用来运输的工具和流程震惊了。有时，最简单的策略——比如从零开始——可以让你走上正轨。”
获得成就感。“我发现，如果我不重置我的里程表，每一天都显得如此微不足道。今天，我从560英里跑到了610英里。这并不能激励我，”哈博说。“我更愿意关注50英里的差距，而不是610英里，这提醒我，我还有超过80%的旅程要走。对于循环和软件开发来说，度量都是至关重要的，但是很少有人注意度量是如何激励的。如果我在午饭前跑了30英里，我会想，‘不错!晚饭前，我能再走40英里吗?’”
避免自满。“重新设置里程表让我没有躺在自己的桂冠上休息。很简单，如果我不骑上我的自行车并投入一些里程，那么自行车上就不会有里程。那天里程表的读数为零。”哈博说。“所以这个月你实现了收入目标?太好了，这就是今天的胜利。明天，我们从零开始。这种心态庆祝胜利，注意不足——只是不会扩大它们。”
在循环中——就像在产品开发中一样——当你专注于操作时你就赢了，但当你感觉到进展时你就想赢。
在LaunchDarkly创立之初，哈博倡导每周冲刺，每天站立会议，不仅包括工程，还包括营销和销售等其他职能。“每天，我们都在谈论昨天做了什么。然后，我们讨论今天要做什么。”她建议在冲刺时保持灵活性。“如果你在初创公司还没有找到自己的冲刺节奏，就不要一开始就把冲刺时间固定下来。我与工程主管凯文·亨里克森(Kevin Henrikson)进行了交谈，他建立了两周冲刺，但很快将其改为一周。他注意到，所有的工作都是在为期两周的冲刺的最后三四天完成的。”
不管你的时间安排如何，哈博强调每天都要按下“重置”键:“每天‘重置’可以让一到两年的项目不会让人气馁。我还发现，这创造了大量的自豪感和责任感。”
这远远不是《评论》关于实现专注和生产力的智慧的终结。查看上面引用的完整文章以及其他关注的文章顶级创始人用来完成任务的大脑技巧，如何利用优先关注的力量,15分钟的锻炼可以帮助你重置和恢复你的工作．
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