这篇文章是由索尼娅曼宁他是各级参谋长。

我第一次接触幕僚长是在《白宫风云》(The West Wing)里奥·麦克加里(Leo McGarry)。看着里奥在总统巴特利特(Bartlet)的椭圆形办公室(Oval Office)里操纵政治阴谋是一种娱乐，但他的日常角色对我准备担任一家科技初创公司的幕僚长没有什么帮助。

简而言之，办公厅主任的首要任务是让领导者更有效率——优先安排宝贵的时间，优化工作流程，甚至推动战略项目。但是，根据公司规模、阶段和行业的不同，这个略微模糊的任务的执行方式可能会有很大差异——甚至同一机构的两位参谋长也可能扮演截然不同的角色，这取决于与他们合作最密切的高管的需求。如果你的公司也有行政助理，那么如何区分这两个截然不同的角色就会有更多的困惑。换句话说，办公厅主任工作的一部分就是搞清楚工作本身．

我作为第一任参谋长加入level，向联合创始人和首席医疗官汇报凯西博士．为了设置场景，水平是一家a轮融资公司，专注于通过生物传感器和闭环反馈让人们了解自己的健康状况，从而扭转代谢性疾病的流行。Casey是公司在媒体上的外部形象(他曾在200多个播客中担任嘉宾——想了解更多关于Levels播客策略的信息，看看这篇评论文章)，同时还支持内部的几个职能部门(包括编辑、增长、合作伙伴和产品)，并招聘和管理公司的顾问委员会。随着级别的增长，凯西的责任和面向公众的机会越来越多，她决定聘请一名参谋长来帮她安排时间。

当我开始担任我的第一个幕僚长职位时，我意识到，对于如何在这份工作上出类拔萃，并没有一个按部就班的路线图——所以我向创业社区的人们众包指导，利用幕僚长网络，比如Voray，OnDeck，a16z并在领英(LinkedIn)上寻找愿意提供他们来之不易的专业知识的人。

在这篇文章中，我整理了我从其他20位早期科技公司的参谋长那里得到的最佳建议。我还将把这些建议与我如何在战术上应用于我自己作为第一任各级参谋长的角色联系在一起——我们几乎完全以远程和异步方式工作。

虽然参谋长的角色确实变化很大，但我确定了10个关键提示和指导原则帮助任何一个幕僚长(或者对这个独特的创业角色特别感兴趣的人)在进入并开始运作时取得成功。我把下面的建议分成了几个关键的里程碑，帮助你在第一个月、三个月和六个月里扩大影响力。

在第一个月

技巧1:异步沟通，目标是与你的委托人建立信任。

作为奥利弗·贝朗格Merit的幕僚长说:“你得到的信任越多，你的影响力就越大。”

我真的不能夸大建立信任的重要性(这就是为什么它是列表上的第一条建议!)。然而，在我的远程，主要是异步的角色中，信任的入口并不是很简单。虽然Casey和我确实有同步需求，特别是在早期，但《Levels》的文化非常强调“异步优先”，深度工作和最小化同步时间．我需要学会在那种文化框架下与凯西建立信任和沟通。

而不是坐在无数次极速会议上，我们使用“工作见习”的异步视频凯西会记录几个小时的被动异步织机她进行工作的视频，比如准备播客、回复电子邮件、撰写内容或处理直接信息。通过快速地观察这些，我能够了解她的工作流程，注意到系统化或效率的机会，并了解她是如何思考和写作的。当我继续承担更多的责任时，这些都是我一次又一次参考的重要资源。

我也给Casey发送了每天的下班织机——这取代了“走廊聊天”或“快速大脑转储”，并包含了脑海中最重要的想法或行动，需要对齐的区域或任何障碍。它还使我们能够共享屏幕并提供额外的视觉环境。这个过程中最好的部分之一是能够以1.5或2倍的速度吸收彼此的异步视频，暂停评论或做笔记，或者再听一遍以更深入地理解某些内容。凯西会对我的织布机提出任何反馈或建议，并经常把她自己的短织布机寄给我，给我一些更长的反馈或对第二天的想法。通过分享你的屏幕和浏览你刚刚完成的工作，这些异步视频是信任的快速加速器。

即使你的公司不像Levels那样异步运作，也要考虑如何在早期利用异步沟通来加速你的学习和信任——因为你的高管可能没有无数的空闲时间花在Zoom会议上或坐在一起。

技巧2:花时间把事情做好——不是每一个小时都要有效率。

当你加入了一家初创公司你会很兴奋地参与到行动中，并立即开始增加价值——这可能就是你首先加入一家快速发展的公司的原因。当我以全新的幕僚长身份加入《Levels》时，我也抱着同样的心态，我准备在第30天就冲出公司大门。

然而，我发现我最好的工作是在我的日历上留出深度工作时间，设置两个多小时的计时器，不看我的手机，ping，电子邮件或任何公司通讯。这与我从克拉拉马他是“On Deck”的项目主管，也是“hug Face”的前主任。给自己一些时间，什么都不做，只是思考和琢磨一个问题;不是每一小时都要高效．”

作为凯文·韦斯Reforge的参谋长建议说:“在我抽出几个小时来反思行业和业务的几周内，我可以以更有战略意义的方式做出贡献——但如果你不真正腾出这些时间，很容易经历1000次裁员。”作为一名幕僚长，你可能会遇到很多事情，所以主动花时间思考最能发挥作用的地方是至关重要的。”

这种深度工作时间对我来说是一个顿悟时刻，因为我以前认为生产力意味着比其他人更快地处理通知，并在任何时候都能立即做出反应。但正如约翰·哈里在《偷来的焦点“如果你被打扰了，你平均需要23分钟才能恢复到被打扰前的注意力水平。”

建立可持续的系统和解决问题需要深入的工作——挤出时间来做这些工作，而不是试图在回复邮件和执行任务清单之间挤出时间。

在level课程的第四个月左右，我将深度学习向前推进了一步，并获得了我的第一份工作。”认为周，最初的灵感来自比尔盖茨．每个级别的团队成员，无论级别或职能，都被鼓励一周不开会或不交付成果，而是花时间做更深入的工作。在这个思考周中，我起草了一些备忘录来澄清我的想法，阅读了一些导师的书(甚至写了这篇文章)。思考周使我能够创建文档，加速通过这个角色可能产生的影响。

如果你不能花整整一周的时间来思考，考虑一下如何在你的日历上创建更深层次的工作块，这样你就可以从更大的角度思考，反思到目前为止学到的东西，而不仅仅是玩打地鼠游戏。

技巧3:定义并传达你对角色的愿景——然后准备好变得敏捷。

这是我从亚历克斯牧师(以前的轮和超级)，就是“尽可能早地清楚地了解这个角色。”当我加入Levels时，Casey创建了一个CoS Onboarding概述她在公司的历史、当前的优先事项以及我需要关注的初步行动项目的文件。作为一个例子，本文件的一些初步优先事项包括:

通过创建播客和媒体准备系统来节省和扩展凯西的时间。

通过有效地在她的渠道中传播《level》的内容，提高凯西作为代谢健康思想领袖的公众形象。

管理水平咨询计划的下一阶段，以有效地吸引和激活我们的医疗顾问。

虽然这份入职文件帮助我厘清了问题，但我很快意识到，这个角色永远不会一成不变。

战略归根结底是关于选择的，在创业公司，不缺乏权衡和战略选择。

在我入职的四周结束时，我写了一份参谋长的初步愿景，战略重点和倡议关于我对角色的愿景、战略重点和提议的第一批举措的备忘录(在这里是模板(如果您想遵循类似的结构)。该文件包括:

背景。我综合了公司的信息，为这个角色的愿景提供信息

愿景．我的北极星，因为你放大了凯西为关卡服务的影响力

战略重点。在和Casey一起工作了几个月之后，我能够开始提供我个人对一些问题的看法，比如:什么是独特的东西只有凯西能做什么?她的长处是什么?那么，Casey的卓越区域是如何为关卡添加独特价值的?初创公司的每一位高管都会被拉向多个方向，而办公厅主任可以根据公司当时的目标，帮助他们无情地优先考虑自己的负责人。这些问题的答案体现在三个最初的优先事项中，每个优先事项都有一个具体的目标和一个时间范围。

倡议．每个计划都有一个目标、描述和预期的输出。这成为一个主动性跟踪器，使我的工作在整个公司可见。

下一个步骤。使文档与初始操作项保持一致的过程。

团队的想法。这是一个记录团队反馈和想法的地方，所以以后很容易参考或反思。

我必须学会少担心“做对”，多担心“让它动起来”。我没有等到角色被完美地定义(我会等很长时间)，而是开始迭代地与所有与我一起工作的涉众沟通我的优先级，并在他们发生变化时保持更新。文档导致对话，对话导致对齐，然后是执行能力。我在备忘录中概述的领域与凯西的coo入职文件有很大的重叠- - - - - -但不是100%。

在飞行过程中轻松沟通更新和流程，而不是等到某些事情完成。这是建立信任和信心的关键因素，尤其是在一个处于早期阶段、偏远和异步的公司。

在前三个月

提示4:不要只是预定更多的会议;相反，建立更有效的系统。

作为一家早期创业公司，Levels发展迅速，任何信息共享或知识管理方面的差距都表明我缺少了什么。通常，解决问题或填补知识空白的第一直觉是安排会议。

相反，我的建议是倾向于建立系统，而不是预订会议。

例如，level以不同的能力工作，具有许多高影响力顾问我面临的挑战是，如何提高整个团队对我们如何与这些值得信赖的顾问互动的可见度。如果没有这种可见性，公司的某些职能部门就会错过他们的工作。例如，如果一个顾问正在与我们一起做赞助研究，但营销和内容团队不知道，那么团队就错过了推广项目并与公众分享的机会。

但我没有在日历上每月预定一次“顾问同步”，而是倾向于使用异步系统。作为提高团队知名度的一种轻量级方法，我每2-3周整理信息并发送“Advisor Headlines”。现在，我已经创建了一个半自动的“顾问互动跟踪器”，由我们的执行助理管理，其中包括与我们的顾问互动的各种团队成员的更新。团队中的任何人都可以自己看到最近的对话或交互是什么，并获得完整的上下文。

这并不是说会议没有价值——但根据我的经验，它们是建立关系和了解同事的最佳途径，而不是分享信息。

提示5:找到适合你的提高效率的策略，并虔诚地使用它们。

在一篇广为阅读的评论文章中，Levels首席执行官Sam Corcos建议完全放弃待办事项清单，转而利用你的日历．但作为一个毫不掩饰的清单爱好者，我知道这个建议并不适合我的工作方式。然而，在这个角色中，我很快就得到了一个50多个项目的清单，我觉得所有的球又回到了空中。

相比之下,基督教凯尔阿斯特拉尼斯公司的参谋长建议说:在任何时候保持两张清单。清单一包括你要做的事情需要跟校长谈谈下次你赶上进度的事。清单二是在没有校长参与的情况下需要做的事情．朱迪Sweitzer,Everlaw的参谋长写下她每天早上第一件要做的最重要的三件事，如果完成了这些事情，就宣布这一天是成功的。

我考虑了所有这些想法，并发现将五个具有不同细节级别的系统组合在一起最适合Casey和我。听起来好像很多，但请听我说。

以下是我们的方法:

个人待办事项清单按照每天要完成的主要项目，按阅读、写作、思考等类别进行组织，并估计完成每项任务所需的时间。这有助于我为当天和每周制定一个可实现的计划。在每天结束的时候，我回顾并记下每件事的时间实际上这给我提供了一个即时的简短反思的机会，也让我有了一个宏观的时间跟踪系统(我将在下面深入讨论)。

每周和每月的优先事项文件我们跟踪Casey每周最重要的3-5个优先事项(我们本周必须完成的最有影响力的项目)和每月最重要的5个优先事项(每周优先事项应该联系的5个首要事项)。我们在周一上午和周五下午在周末同步期间检查这些内容。这与我们的日历一起，成为一周内完成的回顾。最好的部分是什么?到了周五，我们重新审视这份文件，总是惊喜地发现我们改变了重要的优先事项。

正在进行的讨论文档上面有一个项目列表，我们可以在签到时讨论，或者通过我们的异步织机讨论，凯西和我都会添加这些项目。项目在讨论或完成后进行核对。这减少了很多认知负担，因为每件东西都有一个位置，直到完成为止。

日历显示何时工作将发生。作为一个有抱负的人，“罗马可以作为一个“一天完成”型的人，准确地跟踪我将在什么时候完成日历上的任务对于让我诚实地知道我在一个工作日能完成什么是至关重要的。通常情况下，如果我把一项任务搁置了60分钟，而60分钟后我还没有完成，我要么发布我现有的版本，要么重新审视任务的范围，以更诚实地了解自己的任务是什么真的我们需要推动这一进程。

自动时间跟踪器:使用我的日历和待办事项清单，我可以诚实地评估和重新评估我是如何花费时间的。通常情况下，那些耗时最长的任务在月底就会被考虑进去。这些见解有助于告诉我哪些工作领域真正让我充满活力，哪些工作领域我应该把重点放在系统化和摆脱我的工作。

在日历上跟踪任务是一种强大的强迫功能，可以让你完成不太完美的工作(因为，对于初创公司来说，完美是好的敌人)。

提示6:尽可能多地了解你的委托人——尤其是他们的超能力。

“找出你的校长的超能力是什么，弄清楚你自己的超能力是什么——然后尽可能地向他们靠拢，”建议说梅丽莎四开他是Yield Guild Games的参谋长。

除了与Casey建立关系(和友谊)外，我还专注于真正理解她的超能力，然后设计系统、流程和支持，这样她就可以专注于那些高影响力的领域。我了解了我可以提升或补充的技能，以及我的技能在哪些方面是独特的增值。以下是一些假设的想法，可以增强你的高管的超能力，并提供支持:

如果校长有一个关键的组织计划需要推进，但他们没有足够的带宽，你可以通过对话录音、Loom视频和笔记获得他们的初步意见，然后你可以在他们的指导下领导这个特殊项目。或尝试部分实现在交给高管进行最后的润色之前，他们会承担大部分工作。

如果校长承担了太多，而且很难拒绝，你也许可以通过帮助创建一个优先级框架来增加价值，然后帮助无情地捍卫时间。

如果校长在创造性工作方面有独特的技能，综合和沟通(但较少关注文档或过程)，你也许可以开发一个系统，以更有效的方式捕捉他们的想法，并在整个团队中分享创意。

如果校长善于建立关系但不太擅长跟进或数字沟通那么，你可以帮助开发一个电子邮件模板系统，并聘请行政助理来监控收件箱。

技巧7:跟踪学习情况，它们很快就会复合。

当我开始与凯西更密切地合作时，我保留了一个“学习的珍珠”文档，在那里我将收集凯西与我分享的反馈和见解，或者我自己的自我评估的见解。这是基于来自杰西卡欣然地(曾就职于Slack):“幕僚长的角色提供了了解高管对话的宝贵机会。我真希望自己当初能更早地利用这些时刻，把它们作为自己长期学习的机会——现在我一直在记录高管的智慧。”

花点时间记住你学到的东西——它们经常发生，但如果你不把它们记录下来，这些教训可能会转瞬即逝。

以下是我在担任白宫办公厅主任期间记录下来的一些经验教训:

第一课:把点点滴滴连接到更大的目标上．在CoS的角色中，你可能会觉得自己每天都在做10到15件特别的事情。但是由于角色的本质是跨职能的，这些任务很少是特别的，大多数任务通常与组织范围的目标和目的有关。我早期学到的一件事是，我有责任在每次沟通中把参谋长的任务和其他人的高层战略联系起来。

第二课:少即是多。经常分享是很重要的更多的信息实际上是不具美味1 .决定分享的背景或细节的适当程度，始终是一种平衡。我桌上有一张便利贴，上面写着“索尼娅，你怎么能把这条信息减少50%?”使我的沟通尽可能简洁明了。

第三课:努力成为文化酒吧的捍卫者。作为一个天生的跨职能团队成员，以及高管的代表，你有很大的机会成为公司文化的推动者。花时间去深入了解你的公司价值观并考虑如何展示这些价值观(并在他人践行这些价值观时认可他们)。

在前6个月

技巧8:构建让自己过时的系统。

你是你本金的杠杆，但是你还需要杠杆。如果我只接受凯西的任务，我很快就会被淹没。我需要放下并摒弃这样的想法:装满或溢出的盘子意味着我在增加价值。

真正的价值意味着在你的主管和你自己的工作中都要腾出空间，同时扩大你的影响力。

以下是我们在前六个月需要、构建并完善的系统示例:

管理沟通:我们创造了许多系统，但是利用行政助理因为沟通是至关重要的。我们已经为ea建立了一些系统来做电话准备，创建会议记录，更新Superhuman中的片段，并起草从电子邮件到LinkedIn消息的所有回复。

在Casey的社交渠道上分享关卡内容:鉴于Casey参与了《Levels》所创造的大量内容，我们的首要任务之一便是更有效地分发这些内容，并为Casey和《Levels》的社交媒体平台增加受众。我对数字营销充满热情，但我不是数字营销人员。然而，作为一个系统构建者，我能够开发一个系统来获取Casey所涉及的内容，并获得更多的可见性，也导致了用户的增长。具体来说，凯西在Instagram上的粉丝在短短三个多月里增加了68%。为此，我们建立了内容、创意、文案、计划和跟踪系统，使我们能够基于Casey为《Levels》创造的内容每天发布一篇新文章。这包括让我们的ea保持在循环中，训练他们使用Figma和其他工具，设计一个半自动化的社交媒体日历和系统，并为所有相关利益相关者概述一个明确的过程。在此之前，发布与Casey相关的内容是临时的、稀疏的、不一致的，这限制了公司将Levels和Casey定位为代谢健康领域的思想领袖，并通过共享数字资产来支持我们的播客合作伙伴的能力。(想了解更多关于我们最重要的课程，你可以点击这份公开备忘录．）

问问自己:“我是每天还是每周都这样做?”如果答案是肯定的，那就想办法将这些任务系统化或卸下来。虽然你可能会认为，作为首席执行官，你需要得到很多委托，但事实是，你应该为你自己和你的委托人巧妙地委托。

技巧9:除了做执行者，还要做一个战略家

参谋长们通常非常注重行动。成为执行事务的首席执行官很容易，但这个角色固有的可见性意味着你要从战略上运作。对凯西和我来说，这意味着在答应某件事之前要停下来反思。事实上，我们为回答“是”的条件制定了一个框架，比如问自己这样的问题:1)这件事只有凯西才能做吗?2)该活动是否有助于在未来6-9个月内实现级别的最重要目标?

自备忘录写对于我们如何在Levels上做出战略决策至关重要，我牵头为Casey所参与的工作撰写了许多关键的战略备忘录(例如，一份关于从我们的Levels数据集中“系统化结构化见解”的备忘录，一份关于我们的“英国咨询关系扩展”的备忘录，以及创建一个名为“Levels厨房”的视频系列，为我们的成员带来更多烹饪内容。)

虽然我写的大多数备忘录都直接与Casey的职责领域相关(比如内容和顾问委员会管理)，但我也被要求在Casey的直接工作范围之外为公司制定一些战略，包括改进全公司的OKR流程，以及改进我们团队的授权技巧(因为我们与一大群行政助理一起工作)。创造和执行战略的平衡使这个角色充满活力和可持续性。

对于我所有的系统构建和战略工作，有时我仍然执行助理级别的任务，这是任何一个创业公司的人固有的。作为Martha Beck他有句名言:“你如何做任何事就是你如何做每件事。”这意味着，如果在拍摄过程中丢失了一条腰带，我将迅速找到附近最好的腰带。没有太大或太小的工作。话虽如此，这个角色的一个关键部分是系统构建，所以创建系统是你的责任，这样你就不会把大部分时间都花在做次要的任务上。

建议10:腾出时间离开工作，和别人交流

我喜欢担任各级参谋长一职的一个原因是，我觉得每天我都在和一位我非常尊敬的朋友一起解决最重要、最存在的问题之一。虽然我和凯西90%的关系都是异步建立的，但在一起的同步时间提高了我们的信任晴雨表，帮助我们对彼此获得了更深的欣赏。

例如，当凯西在洛杉矶做一系列播客时，我们请了一天假去徒步旅行，吃我们都喜欢的健康食物，共度美好时光。在过去的6个月里，我们跳进了冰川湖，在巴里的课上汗流浃背，在圣莫尼卡山脉徒步旅行，骑着花旗自行车在纽约骑了一圈。

为了更早地了解彼此，凯西和我喜欢用一个生活学院问题(个人分享的提示)

尽可能多地了解凯西，帮助我获得了同情和理解她是如何思考、工作、感受和运作的。我尽可能地设身处地地为她着想。

你不需要和你的主管成为最好的朋友，但你永远不会因为太忙而忽略了建立关系和建立额外的信任。

总结:关注如何做，而不是做什么。

首席运营官角色最好的部分是它总是在不断发展，尤其是随着负责人和公司的发展。一旦我觉得自己真的在某件事上做得很好，我要么放手，要么在此基础上继续努力，要么发现是时候把注意力集中在其他事情上了。

无论你多么敏捷，改变总是充满挑战的。人类天生抵制变化。不断变换角色、职责、戴上新帽子是件费力的事。然而，我发现保持我的心态专注于如何我工作vs。什么我正在努力使我能够应付和接受不断的变化。

专注于如何你可以衡量时间和影响。什么你的工作就像会改变，但技能和方法为如何你做它就会保持不变。

我的五大要点是如何成为一名优秀的幕僚长包括:

建立并赢得信任。

学习工作流程，然后设计流程驱动的系统。

暂停，制定策略，然后执行。

理解并启用你的委托人的超能力。

不要问怎么帮忙，只要帮忙就好。

你怎么知道自己是否做到了这五件事呢?如果你没有做和三个月前一样的事情，你就成功了。

非常感谢许多参谋长，他们花宝贵的时间与我聊天，分享建议，告诉我如何在各级执行这一角色，包括:亚历克斯牧师(f鲍鱼轮和超级），Allison Winstel（mHub），Alyse Tognotti（Cresta），即吕弗勒（青绿色健康），卡罗琳·凯西（相对论），卡罗琳·弗里德曼（a16z，海妖），基督教凯尔（Astranis），克拉拉马（问问参谋长），艾伦那不勒斯（Coinbase），Jen Gradone（Dropbox），杰里米·库尔茨（OfferUp），杰西卡欣然地(原松弛），杰西卡·李（灯塔），朱迪Sweitzer（Everlaw），凯文·韦斯（新造），路易Bi（Supermove），梅丽莎四开（制作公会游戏），奥利弗Belanger（优点），丽贝卡Nounou（Sweetgreen），版特洛伊Straub写的（终端)。