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如何成为一名出色的幕僚长:在初创公司扩大影响力的建议

本文作者是索尼娅曼宁他是Levels的幕僚长。

我第一次接触幕僚长是《白宫风云》(The West Wing)里奥·麦克加里(Leo McGarry)。虽然在电视上看利奥在巴特利特总统的椭圆形办公室里处理政治阴谋很有趣,但他的日常角色对我在一家科技初创公司担任幕僚长的准备工作没有什么用处。

简而言之,幕僚长的主要任务是让领导者更有效率——优先安排宝贵的时间,优化工作流程,甚至推动战略项目。但是,根据公司规模、阶段和行业的不同,如何执行这一略显模糊的任务可能会有很大差异——甚至同一个组织中的两个参谋长也可能扮演非常不同的角色,这取决于与他们合作最密切的高管的需求。如果你的公司也有行政助理,那么如何区分这两个截然不同的角色就会增加一层困惑。换句话说,办公厅主任的一部分工作就是搞清楚工作本身

我作为第一任幕僚长加入Levels,向联合创始人兼首席医疗官汇报凯西·米恩斯医生.为了设定场景,水平是一家a轮公司,专注于通过生物传感器和闭环反馈,让人们了解自己的健康状况,从而逆转代谢性疾病的流行。凯西作为公司在媒体上的外部形象(曾在200多个播客上担任嘉宾-更多关于水平播客策略,看看这篇评论文章),同时还支持公司内部的几项职能(包括编辑、增长、合作和产品),以及招聘和管理公司的顾问委员会。随着水平的增长,凯西的责任和面对公众的机会也在扩大,她决定雇一个幕僚长帮助她调整时间。

当我刚开始担任我的第一个幕僚长职位时,我意识到如何在工作中脱颖而出并没有一个逐步发展的路线图——所以我从创业社区的人们那里众包指导,利用幕僚长网络,比如VorayOnDecka16z在领英(LinkedIn)上寻找愿意提供他们来之不易的专业知识的朋友。

在这篇文章中,我整理了我从其他20家初创科技公司的首席执行官那里得到的最佳建议。我还将把这个建议与我在自己作为第一任各级办公厅主任的角色上如何战术地应用它联系在一起——在这个角色中,我们几乎完全以远程和异步的方式工作。

虽然办公厅主任的角色确实有很大差异,但我确定了10个关键技巧和指导原则帮助任何幕僚长(或者对这个独特的初创公司角色特别感兴趣的人)在他们入职并开始工作时取得成功。我将以下建议分为关键里程碑,分别在第一个月、三个月和六个月扩大你的影响力。

第一个月

技巧#1:以与委托人建立信任为目标进行异步沟通。

作为奥利弗·贝朗格Merit的幕僚长说:“你获得的信任越多,你的影响力就越大。”

我真的不能夸大建立信任的重要性(这就是为什么它是清单上的第一条建议!)。然而,在我的远程、主要是异步的级别角色中,信任的入口并不是很直接。虽然Casey和我当然有同步调用,特别是在早期,Levels的文化非常强调“异步优先”,深度工作和最小化同步时间.我需要学会在这种文化框架下与凯西建立信任和沟通。

我们没有参加无数次极速会议,而是用异步视频的“工作影子Casey会记录数小时的被动异步织机她进行工作的视频,比如准备播客、回复电子邮件、撰写内容或处理直接信息。通过高速观看这些视频,我能够了解她的工作流程,注意到系统化或效率的机会,并了解她的思考和写作方式。当我继续承担更多的责任时,这些都是我需要反复参考的重要资源。

我还每天给凯西寄了一天结束的织机——这取代了“走廊聊天”或“快速大脑转储”,包括最重要的想法或行动,要协调的领域,或任何阻碍。它还使我们能够共享屏幕并提供额外的视觉环境。这个过程中最棒的部分是能够以1.5或2倍的速度吸收彼此的异步视频,暂停评论或做笔记,或再听一遍以更深入地理解一些东西。凯西会评论我的织机与任何反馈或建议,并经常发送她自己的短织机与任何较长的反馈或想法,为第二天。这些异步视频能够分享你的屏幕,浏览你刚刚完成的工作,是信任的快速加速器。

即使你的公司不像Levels那样异步运作,也要考虑如何利用异步沟通来加速你的学习和信任——因为你的高管可能没有无数小时的空闲时间花在Zoom会议上或并排坐在一起。

技巧2:花点时间把事情做好——不是每个小时都需要富有成效。

你加入了一家创业公司在美国,你会很兴奋地加入行动,并立即开始增加价值——这可能就是你加入一家快速发展的公司的首要原因。当我以全新的幕僚长身份加入Levels时,我也有同样的心态,我准备在第30天就冲出大门。

然而,我发现我最好的工作方式是在日历上取消深度工作时间,设置两个多小时的计时器,不看我的手机、ping、电子邮件或任何公司通讯。这与我收到的建议一致克拉拉马他是On Deck首席幕僚奖学金项目总监,也是hug Face的前首席幕僚:给自己时间什么都不做,只思考和思考问题;不是每个小时都需要富有成效.”

作为凯文·韦斯Reforge的幕僚长建议说:“在我抽出几个小时来思考行业和业务的那几周,我可以以更有战略意义的方式做出贡献——但如果你不真正地安排好这段时间,很容易就会经历千刀砍死。”作为一名幕僚长,很多事情都有可能落到你的头上,所以主动腾出时间思考最重要的事情是什么。”

这段深度工作时间对我来说是一个顿悟的时刻,因为我以前认为生产力意味着比其他人更快地处理通知,并且在任何时候都能立即做出响应。但正如约翰·哈里所说偷来的焦点“如果你被打扰了,你平均需要23分钟才能恢复到被打扰前的专注水平。”

建立可持续的系统和解决问题需要深入的工作——挤出时间来做这些工作,而不是试图把它挤在回复邮件和执行你的待办事项清单之间。

在level4个月左右,我进一步深入研究了我的第一个“认为周,最初的灵感来自比尔盖茨.每个Levels团队成员,无论级别或职能,都被鼓励花一周时间去做更深入的工作,而不是开会或交付成果。在这个思考周中,我起草了一些备忘录来阐明我的想法,读了一些导师的书(甚至写了这篇文章)。思考周使我能够创建文档,加速这个角色可能产生的影响。

如果你不能有一个完整的思考周,考虑一下如何在你的日历上创建更深入的工作块,这样你就可以从更大的角度思考,反思到目前为止你的学习,而不仅仅是玩打地鼠游戏。

索尼娅·曼宁,各级办公室主任

技巧#3:定义并传达你对该角色的愿景——然后准备变得敏捷。

这是我得到的一些恰当的建议亚历克斯牧师(以前的而且超级),就是“尽可能早地把这个角色弄清楚。”当我加入Levels时,Casey已经创建了一个CoS Onboarding该文件概述了她在公司的历史,目前的优先事项,以及我需要关注的初步行动项目。例如,本文档中的一些初始优先级包括:

通过创建播客和媒体准备系统来节省和扩展凯西的时间。

通过在她的渠道有效地分发水平内容,提高凯西作为代谢健康思想领袖的公众形象。

管理水平咨询计划的下一阶段,以有效地参与和激活我们的医疗顾问。

虽然这份入职文件帮助我建立了清晰的思路,但我很快就了解到,这个角色永远不会一成不变。

战略最终是关于选择的,在创业公司,不缺乏权衡和战略选择。

在我入职四周结束时,我写了一份办公厅主任的初步愿景,战略优先事项和计划关于我对该职位的愿景、战略优先事项和最初计划的备忘录(在这里是一个模板,如果您想遵循类似的结构)。该文件包括:

背景。我综合了公司的信息来传达这个角色的愿景

愿景.我的北极星,因为你放大了凯西对关卡的影响

战略重点。在和Casey一起工作了几个月之后,我能够开始就以下问题提供我个人的观点只有凯西能做什么?她最擅长的领域是什么?那么,Casey的卓越区域如何为关卡增加独特价值呢?初创公司的每一位高管都被拉向多个方向,而幕僚长可以帮助他们根据当时的公司目标,为自己的负责人确定无情的优先级。这些问题的答案体现在三个最初的优先事项中,每个优先事项都有一个具体的目标和时间范围。

倡议.每个计划都有一个目标、描述和预期的输出。这成为了一个主动跟踪器,让我的工作在整个公司都可见。

下一个步骤。在此文档上对齐的过程,以及初始操作项。

团队的想法。一个记录团队反馈和想法的地方,以便日后参考或反思。

我必须学会少担心“把事情做好”,多担心“让事情动起来”。我没有等到角色被完美地定义(我会等很长时间),而是开始与所有与我合作的利益相关者迭代地沟通我的优先级,并在它们发生变化时更新它们。文档导致对话,对话导致对齐,然后是执行的能力。我的备忘录中列出的领域与凯西的CoS入职文件有很大的重叠- - - - - -但不是100%。

轻松地交流飞行中的更新和流程,而不是等到事情完成。这是建立信任和信心的关键元素,尤其是在早期的远程异步公司中。

在前三个月

建议4:不要只是预约更多的会议;相反,建立更有效的系统。

作为一家早期创业公司,Levels发展迅速,在信息共享或知识管理方面的任何差距都表明我缺少了一些东西。通常情况下,解决问题或填补知识空白的第一直觉是安排一次会议。

相反,我的建议是倾向于建立系统,而不是预约会议。

例如,《Levels》以不同的能力与许多高影响进行工作顾问我面临的挑战是如何提高整个团队对我们如何与这些值得信赖的顾问打交道的可见性。如果没有这种可见性,公司的某些职能部门就会错过他们的工作。例如,如果一名顾问正在与我们进行赞助研究,但营销和内容团队没有意识到,那么团队就错过了推广项目并与公众分享的机会。

但我没有在日历上每月预约一次“顾问同步”,而是依赖于异步系统。作为在整个团队中提高知名度的一种轻量级方法,我每2-3周就会收集信息并发送“Advisor头条”。现在,我创建了一个半自动的“顾问互动追踪器”,由我们的行政助理管理,包括与我们的顾问互动的各个团队成员的更新。团队中的任何人都可以自己看到最新的对话或互动,并获得完整的上下文。

这并不是说会议没有价值——但根据我的经验,它们最适合用来建立关系和了解你的同事,而不是用来分享信息。

技巧5:找到对你有效的提高效率的策略,并认真使用它们。

在一篇被广泛阅读的评论文章中,Levels首席执行官Sam Corcos建议完全抛弃待办事项清单,转而利用你的日历.但作为一个毫不掩饰的清单爱好者,我知道这个确切的建议并不最适合我的工作风格。然而,在这个角色中,我很快就列出了50多个项目的清单,我感觉所有的球都回到了空中。

相比之下,基督教凯尔阿斯特拉尼斯的参谋长建议:“在任何给定的时间保持两份清单。清单一包括你喜欢的东西需要跟校长商量下下次你们的进度。清单二是你的次要事项清单上面列着需要在校长不参与的情况下完成的事情朱迪Sweitzer,Everlaw的幕僚长每天早上都会写下她必须做的三件最重要的事情——如果这些事情都完成了,就宣布这一天是成功的。

我考虑了所有这些想法,并发现五个具有不同细节级别的系统的组合最适合Casey和我。听起来很多,但请听我说。

以下是我们的方法:

单独的待办事项列表根据每天要完成的主要任务,分类为:阅读、写作、思考——用估计的时间完成每项任务。这可以帮助我为每天和每周制定一个可实现的计划。在每天结束的时候,我回顾并记下每件事花了多长时间实际上这为我提供了一个即时的简短反思的机会,也使我有了一个宏观的时间跟踪系统(我将在下面深入讨论)。

每周和每月的优先级文档我们跟踪凯西每周的前3-5个优先级(那周我们必须完成的最有影响力的项目)和每月的前5个优先级(每周优先级应该与之相关的5件首要事情)。我们在周一上午和周五下午同步复习这些内容。这与我们的日历一起,成为了一周完成工作的回顾。最棒的是什么?到了周五,我们重新审视这份文件,总是惊喜地发现我们改变了重要的优先级。

正在进行的讨论文档我们可以在签到期间或通过Casey和我添加的异步织机进行讨论。项目在讨论或完成后进行检查。这减少了很多认知负担,因为每件事都有一个地方,直到它完成。

显示工作发生时间的日历。作为一个有抱负的人,罗马可以“一天完成”类型的人,准确地跟踪我将在日历块上完成任务的时间,这对让我诚实地了解我在工作日可以完成的事情至关重要。通常情况下,如果我已经阻止了一项任务60分钟,而60分钟后我还没有完成,我要么发布已有的版本,要么重新确定任务范围,以更诚实地面对自己的任务真的需要把事情向前推进。

自动时间跟踪器:使用我的日历和待办事项清单,我可以诚实地评估和重新评估我是如何花费时间的。通常情况下,那些感觉花费时间最长的任务会在月底进行正确的分析。这些见解有助于告诉我哪些工作领域真正能让我充满活力,哪些工作我应该集中精力进行系统化处理。

在你的日历上跟踪任务是一个很好的强迫功能,可以让你完成不太完美的工作(因为,对于初创公司来说,完美是优秀的敌人)。

建议6:尽可能多地了解你的校长——尤其是他们的超能力。

“找出你的校长的超能力是什么,弄清楚你自己的超能力——然后尽可能地利用它们,”建议道梅丽莎四开他是Yield Guild Games的参谋长。

除了与Casey建立关系(和友谊),我还专注于真正了解她的超能力,然后设计系统、流程和支持其他一切,这样她就可以专注于那些高影响区域。我了解到哪些技能可以提升或补充,以及我的技能在哪些方面具有独特的附加价值。以下是一些假想的想法,可以增强高管的超能力并提供支持:

如果校长有一个关键的组织倡议,他们需要推进,但他们没有带宽在美国,你可以通过录音对话、Loom视频和笔记获得他们的初始输入——然后你可以在他们的指导下领导这个特殊项目。或尝试部分实现他们会承担大部分工作,然后再交给高管进行最后的美化。

如果校长承担太多,很难说不在美国,你也许可以通过帮助创建一个优先级框架来增加价值,然后帮助无情地保护时间。

如果校长在创造性工作上有独特的技能综合和交流(但不太关注文档或过程),你也许可以开发一个系统,以更有效的方式在整个团队中捕捉他们的想法和创意共享。

如果校长善于建立关系但不太擅长跟进或数字交流S,你可以帮助开发一个电子邮件模板系统,让行政助理监控收件箱。

技巧7:跟踪学习成果,它们很快就会复合。

当我开始与凯西更密切地合作时,我保留了一个“学习的珍珠”文件,在那里我将凯西与我分享的反馈和见解或我自己的自我评估的见解汇总在一起。这是基于杰西卡欣然地(曾供职于Slack):“幕僚长的角色为高管对话提供了宝贵的能见度。我希望我能更好地利用这些时刻作为自己的长期学习机会——现在我在写一本关于管理智慧的日记。”

花点时间来记住你学到的东西——它们经常发生,但如果你不记录下来,这些教训可能会转瞬即逝。

以下是我在担任参谋长期间为自己记录的一些经验教训:

第一课:把点滴联系到更大的目标上.在CoS的角色中,你会觉得自己每天都在做10到15件特别的事情。但由于该角色的性质是跨职能的,这些任务很少是特别的,大多数任务通常与组织范围内的目标和目的有关。我早期学到的一件事是,在每次交流中,我都有责任把办公厅主任的任务和其他人更高层次的战略之间的点联系起来。

第二课:少即是多。了解经常分享是很重要的更多的信息实际上是不具美味l.决定要分享的上下文或细节的恰当程度总是需要一个平衡。我的桌子上有一张便利贴,上面写着:“索尼娅,你怎样才能把这条信息减少50%?”,让我的交流尽可能简洁明了。

第三课:试着成为文化上的“挑大梁”。作为一名天生跨职能的团队成员,以及高管的代表,你有很大的机会成为公司文化的推动者。花点时间深入了解你的想法公司价值观并考虑如何展示这些价值观(并在其他人践行这些价值观时认可他们)。

在前6个月

技巧8:建立让自己过时的系统。

你是你本金的杠杆,但是还需要杠杆。如果我只接凯西的任务,我很快就会陷入困境。我需要放下和忘记这样的想法:盘子满了就意味着我在增加价值。

真正的价值意味着为你的主管和你自己留出空间,同时扩大你的影响力。

以下是我们在前6个月所需要、构建并完善的系统示例:

管理沟通:我们创造了许多系统,但是利用行政助理因为沟通是至关重要的。我们为助理助理建立了电话准备、创建会议记录、在Superhuman中更新片段以及起草从电子邮件到LinkedIn消息的所有回复的系统。

在Casey的社交渠道上分享关卡内容:鉴于Casey参与了Levels创造的大量内容,我们的首要任务之一就是更有效地分发这些内容,并为Casey和Levels的社交媒体平台增加受众。我对数字营销充满热情,但我不是数字营销人员。然而,作为一名系统构建者,我能够开发一个系统来获取Casey所涉及的内容,并在其上获得更大的可见性,这也导致了受众的增长。具体来说,凯西的Instagram用户在三个多月的时间里增加了68%。为此,我们建立了内容、创意、文案、计划和跟踪系统,允许我们每天根据Casey为《Levels》创造的内容发布一篇新文章。这包括让我们的ea保持在循环中,训练他们使用Figma和其他工具,设计一个半自动化的社交媒体日历和系统,并为所有相关利益相关者概述一个清晰的流程。在此之前,分发涉及凯西的内容是临时的、稀疏的和不一致的,限制了公司将Levels和凯西定位为代谢健康领域的思想领袖的能力,并通过共享数字资产支持我们的播客合作伙伴。(更多关于我们最重要的课程,你可以在这里查看这份公开备忘录.)

问问自己:“我是每天做还是每周做?”如果答案是肯定的,考虑如何系统化或减轻这些任务。虽然你可能认为,作为首席财务官,你应该把很多事情委托给他们,但事实是,你应该巧妙地委托给你自己和你的委托人。

技巧9:做一个执行者的同时还要做一个战略家

参谋长往往非常注重行动。成为首席执行官很容易,但这个角色固有的可见性意味着你要有战略地运作。对凯西和我来说,这意味着在答应某件事之前要停下来反思。事实上,为了得到“是”,我们制定了一个必须是正确的框架,比如问自己这样的问题:1)这是只有凯西才能做的事情吗?2)该活动是否有助于实现未来6-9个月级别的最重要目标?

备忘录写对于我们如何在各级做出战略决策至关重要,我牵头为凯西参与的工作撰写了一些关键的战略备忘录(例如,关于从我们的各级数据集中“系统化结构化见解”的备忘录,关于我们的“英国咨询关系扩展”的备忘录,以及创建名为“各级厨房”的视频系列,为我们的成员带来更多的烹饪内容。)

虽然我写的大多数备忘录都与凯西的职责范围直接相关(比如内容和顾问委员会管理),但我也被派去为公司制定一些战略,在我与凯西的直接工作之外,包括改进全公司的OKR流程,以及提高我们团队的委派技能(因为我们与一个庞大的行政助理团队合作)。制定和执行战略的平衡让这个角色充满活力和可持续性。

在我所有的系统建设和战略工作中,有时我仍然执行助理级别的任务,这对任何一个初创公司的人来说都是固有的。作为Martha Beck有句名言:“你做任何事的方式就是你做所有事的方式。”这意味着,如果在拍摄过程中丢失了一条腰带,我就会迅速找到附近最好的腰带。没有什么工作是太大或太小的。话虽如此,这个角色的一个关键部分是系统构建,所以创建系统是你的责任,这样你就不会花大量的时间做小任务。

技巧10:抽出时间远离工作,与人交流

我喜欢我在Levels的首席幕僚这个角色的一个原因是,我觉得我每天都在和一个我非常尊敬的朋友一起解决一个最重要的、存在性的问题。虽然我和凯西90%的关系都是异步建立的,但在一起的同步时间提高了我们的信任晴雨表,帮助我们对彼此有了更深的欣赏。

Levels联合创始人兼首席医疗官Casey Means博士和参谋长Sonja Manning

例如,当凯西在洛杉矶做一系列播客时,我们请了一天假去远足,吃我们都喜欢的健康食物,一起度过美好的时光。在过去的6个月里,我们跳进了冰川湖泊,在巴里的课上挥洒汗水,在圣莫尼卡山区徒步旅行,骑着花旗自行车在纽约逛了一圈。

为了尽早更深入地了解彼此,凯西和我喜欢从任何同步对话开始生活学校问题(提示个人分享)

我尽可能多地了解凯西,帮助我对她的想法、工作、感受和运作方式产生了共鸣和理解。我尽量站在她的角度考虑问题。

你不需要和你的主管成为最好的朋友,但你永远不会因为太忙而忽略了建立关系和建立额外的信任。

总结:关注如何做,而不是什么。

CoS角色最好的部分是它总是在发展,特别是随着校长和公司的发展。一旦我觉得我真的很擅长某件事,我要么放弃它,让自己摆脱它,要么发现是时候专注于其他事情了。

无论你多么灵活,改变总是具有挑战性的。人类天生抗拒变化。不断地转换角色、职责和担任新职务是很累人的。然而,我发现保持我的心态集中如何我的工作什么我的工作使我能够应对和拥抱不断的变化。

专注于如何你衡量时间和影响。什么你工作上喜欢的东西会变,但技能和方法会变如何你这么做就不会改变。

我的五大收获如何成为一名优秀的幕僚长包括:

建立并赢得信任。

学习工作流程,然后设计流程驱动的系统。

暂停,制定策略,然后执行。

理解并启用您的主体的超能力。

不要问怎么帮忙,只要帮忙就行。

你怎么知道你是否做到了这五件事?如果你做的事情和三个月前不一样,你就成功了。

非常感谢许多参谋长,他们花了宝贵的时间与我聊天,分享了我如何在各级执行这一角色的建议,包括:亚历克斯牧师(f鲍鱼而且超级),Allison WinstelmHub),Alyse TognottiCresta),即吕弗勒青绿色健康),卡罗琳·凯西相对论),卡罗琳·弗里德曼a16z海妖),基督教凯尔Astranis克拉拉马问一问办公厅主任艾伦那不勒斯CoinbaseJen GradoneDropbox杰里米·库尔茨OfferUp杰西卡欣然地(原松弛杰西卡·李灯塔朱迪SweitzerEverlaw凯文·韦斯新造路易BiSupermove梅丽莎四开收益公会游戏奥利弗Belanger优点丽贝卡NounouSweetgreen版特洛伊Straub写的终端).