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扔掉你的待办事项清单,使用这些文档来产生更大的影响

本文作者是布里干酪沃尔夫森他曾在各种规模的科技公司工作过,最近的工作是Figma (Figma for Education)和Stripe (BizOps, Stripe Press)。现在,她正在努力酷爱工厂(部分研究项目,部分咨询公司文化)和写作创始人饲料这是一份18新利登录关于初创公司创始人所面临的怪癖和困境的时事通讯。

在初创公司,要想做好一份工作,就必须对自己的工作有主人翁精神,不管你身兼多少职,不管你在做什么,也不管你来自公司的哪个部门或哪个级别。这意味着选择正确的事情去关注,然后努力工作去完成它。

我们都知道,说起来容易做起来难。Slack应用和收件箱上那些诱人的未读数据非常善于吸引我们的注意力,把我们拉进反应漩涡,很容易把动作和进度混淆。当我们每天被会议、信息、电子邮件、文档、同事的询问、报告、优先事项、新的优先事项、票、卡片、备忘录和我们的个人生活(是的,这也是),以及乘坐创业过山车带来的情绪波动(是的,肯定也是!),很容易屈服于混乱,失林见树。

然而,在一天结束的时候,唯一真正重要的是我们的工作对我们的公司、我们的客户、我们的同事和我们的专业发展的影响.唯一能保持领先地位的方法就是让自己对更高层次的目标负责,就像我们对收到零封邮件时产生的多巴胺兴奋一样。

根据我在Stripe和Figma等优秀机构的工作经验,以及我在其他公司的工作经验,我可以这么说酷爱工厂我所认识的最优秀的领导者和执行者在完成3英寸的工作时,同样善于坚持3万英尺的视角。两者之间的拉锯战是真实存在的,但它是可以控制的——通过适当的过程来帮助保持专注。

所以,这里是我多年来磨练出来的帮助我做到这一点的文件。有了这些个人模板,我每天都能更专注、更平衡、更有自知之明、更有环境意识、更能控制我的工作流程。他们也帮助我在更长远的目标上取得了真正的、持续的进步。我说的不仅仅是内化和支持公司的目标。我说的是理解并为自己的职业目标而行动。

我将它们分成了不同的类别,以便让你更好地了解何时使用哪一个,以及它们如何结合在一起的画外音。在整个过程中,我包含了来自我自己职业生涯的具体例子以及模板文档,供您复制并添加自己的内容。正如你将看到的,它们主要是为个人使用而设计的,但如果有必要的话,我会与他人分享一些内容。

我希望你能尝试一下,我希望它们对你有用。最重要的是,我希望它们能帮助你更有效地朝着你的目标前进,让你在达到目标的过程中更有成就感。

布里·沃尔夫森在楼梯前的黑白照片
布里·沃尔夫森(Brie Wolfson)曾供职于Stripe & Figma,目前正通过The Kool-Aid Factory与创始人合作

日常文档

1.持续堆栈秩(OSR)

OSR实际上是我在一段时间内正在做或可能要做的事情的列表。OSR很好地代表了个人优先事项的全局观点和每个优先事项的当前状态,它是最有战术意义的日常工作。

好的OSR有三个关键特征:

1.只显示输出。在这种情况下,输出被定义为可交付的单元工作。这样的措辞也会提醒你,你只能在完成后才可以把它划掉。例如,“为初创公司举办晚宴”可以出现在你的清单上,而“为初创公司预订餐厅晚宴”就不应该出现在你的清单上。像这样的输入,当然对你的输出有贡献,但你要把OSR上的所有东西都导向输出因为这才是最终驱动结果的东西。如果你的工作只是一个跨功能拼图的一部分,你仍然应该添加你的那部分(特别是当你的那部分会阻碍拼图的完成时)!

2.包括工作流状态:我将使用从范围、正在进行、准备好、已发货、到目前优先级(带日期)的所有选项。显示什么在作用域内和优先级线以上,通常与显示什么在作用域外或优先级线以下一样有用。它还能帮助你掌握你所参与的众多工作流程。随着时间的推移,这将变成一份你已经发货的物品清单。

3.按优先级排序:通过这种方式,你可以使用OSR作为你在任何给定时刻应该做什么的指路明灯。这也使得选择下一个工作流变得非常容易。

从很多方面来说,你所创造的将是对工作实际完成方式的过度简化——我们都同时在做很多很多的事情,每件事都有自己的依赖性和怪癖。列表中的内容可能上下移动,也可能被添加或删除。没关系!全部记录下来。当事情变得特别混乱的时候,这个简化的清单会让你清晰,让你把更高层次的目标放在首位。

我还在OSR中跟踪了许多混乱的细节。例如,我可能会包括日期、工作流的大小(我喜欢t恤的尺寸,XS-XL)、某件事的优先级是公司的什么级别,或者我的工作对哪个更广泛的工作流有贡献(谁拥有它)、每种输入的影响和成功衡量标准(定性或定量)、我的工作的观众或关键利益相关者(内部或外部)。

这是一个模板你的可能是什么样子(还有一张截图供快速浏览):

Excel电子表格模板截图

多年来,我的OSR帮助我回答了以前困扰我的问题,比如:

我现在有多少工作要做?是太多还是太少?

我是在完成任务,还是在做一堆没完没了的事情?

我是否拥有大量的工作或对他人的工作有贡献?

我应该对别人要求我做的事情说“是”还是“不是”?如果我说不,我怎么向别人说明原因?

我现在做的工作有哪些是多余的或不足的?

我的工作是主动还是被动的?

我现在在屏蔽谁?谁挡住我了?

我最近经常和谁合作?工作来自我还是来自他们?有什么规律吗?

这个梯子的优先级是什么?哦,这显然不是任何公司的优先事项——我甚至应该致力于它吗?

下一步我应该做什么?

如果事情感觉特别混乱,或者我已经有一段时间没有标记任何事情已经完成,我也会开始一个新的专栏,记录每周要花多少时间,以及/或什么阻碍了我的交付或减缓了事情的进展,这样我就可以描绘出更多数据驱动的情况。

它也是我的经理或利益相关者使用的一个很好的工具,不仅可以让我看到我在做什么,还可以确保我们在优先事项上保持一致。我记得在一段特别紧张的工作期间,我依赖于我的OSR。每周一早上,我和我的经理都会打开我的OSR,看看有什么正在进行中,其他团队向我提出了什么要求(包括新的请求),然后一起一次又一次地订购我的OSR。这样,我就有了一个清晰的(也得到了经理批准的)工作清单。

当我觉得自己可能会感到更加疯狂和混乱的时候,为这一周制定明确的方向帮助我保持冷静和专注。这也帮助我的经理了解我的带宽,明智地谈论我的优先事项,并相应地为我辩护。在工作满意度特别高或特别低的时期,我也会依靠OSR来客观地描述我所从事的工作。

2.“只是周末”便利贴

每个人都有自己管理待办事项清单的方式,但有一件事已经有意义地改变了我的工作方式,并帮助我真正优先处理大事,那就是“做”写下3件事(不要超过3件!)如果周末没有完成,我会非常失望的.我喜欢把它贴在便利贴上,因为这是一个美好的周一早晨的习惯,把这个简短的清单写在一张颜色鲜艳的纸上,使它从其他的待办事项清单、通知和跟踪器中脱颖而出。另外,当我完成某件事的时候,能够划掉它真的很让人满足!

整个星期,我会移动它,把它贴在不同的地方——在我的笔记本上,在我的日常任务清单旁边,在我的笔记本封面上,在我的显示器的角落里,在键盘的底部,甚至在我的浴室镜子上,如果我真的绝望的周末临近!

如果你的OSR描绘了正在进行或即将进行的事情的整体图景,周末便利贴会告诉你(更像是对你尖叫!)你现在应该做什么。

如果我觉得我的时间很紧,或者我的时间表看起来并不是特别有利于完成这些事情,我就会经常阻塞时间来专注于它们。我尽量不经常这样做,但如果我真的需要的话,我甚至会推迟优先级较低的工作或会议来腾出时间。

这是我去年拍的几张照片:

图片的笔记本与四个例子便利贴在页面上

3."我的骄傲"剪贴簿

这就是它听起来的样子;一堆我引以为傲的东西它是一个运行的列表和格式大杂烩(截图、电子邮件、pingings、反馈等),没有真正的组织结构,但随着时间的推移,它将变成一个奇妙的原始数据集,为你提供能量,让你前进。我把东西都倒进这个文件里。它的结构比OSR少得多。

通过多年来维护这个文档,我学到了两件非常重要的事情。首先是我的工作和我引以为傲的工作之间的关系1:1。把我引以为豪的东西剪贴簿和我的OSR放在一起,帮助我找到真正让我满意的工作。第二,有些事我认为我喜欢做,但是从来没有出现在本文档中。相反,有些事我以为我不在乎,但我真的很在乎。

例如,我想我可能想从事一份专注于分析的职业。结果发现,我的分析没有一篇出现在"我为之骄傲的东西"的剪贴簿里。另外,对于我的贡献,其他人也没有给我任何闪光点的反馈。相反,我并不认为我的动力来自直接的、积极的反馈(而是通过戳洞)。但是,来自同事和我的工作的快乐接收者的善意的ping信息截图最终填满了我的文档。

我的剪贴簿上有我引以为傲的东西,通过将它们与现实相匹配,来检验我告诉自己的关于我所关心的事情的故事。

它帮助我在职业生涯中获得真实的数据,让我了解到什么让我快乐,从而了解到我更想做什么。以下是我的页面截图:

布里的“剪贴簿”中的截图、推特和短信拼贴

4.问题日志

“障碍日志”和“我引以为傲的事情剪贴簿”有相似的属性,但“障碍日志”记录的是让我陷入困境的事情,而不是让我振作起来的事情。或者,就像一位同事曾经说的,“那些让我作呕的事情。”你知道这些是什么——它们会让你反胃,或者让你想把笔记本电脑扔出窗外,或者对着枕头尖叫。

当这种情况发生时,要对自己诚实。还有,当你生病的时候,你的“恶心”程度!出现在我的“ickies”列表中的内容包括:“仍然不能让这个查询运行(10!!)”和“每周的站立脱口秀让我无聊到流泪”,以及“嗯,发布完全没有亮点。”浪费时间?”这可能会让你觉得尴尬或愚蠢,但你可以利用这些数据提高工作效率或在工作中找到更多乐趣。

填写这份文件让我想起了我大学足球队的一个惯例——如果你犯了错误或踢得不好,你就拔几片草叶,然后把它们扔到风中。在工作环境中,维护这份文档为我提供了一个更有效的出口来表达我的烦恼、挫折或失望。把那些大的感觉从我的脑子里赶出来,把它们写进文件里,这有助于减少一些当下的焦虑,使我不太可能在不经意间把我的消极情绪传播给别人——在我的工作和职业生活中都是如此。

更广泛地说,这份文件帮助我确定了我对工作态度的更广泛的模式。我学到的一个非常有用的东西是,我非常敏感——很多事情在当时都感觉像是小障碍。一个相关的、令人耳目一新的教训是,我对这些障碍的记忆很短。唷!很多次当我重读这份文件时,我几乎不记得这件事了。

另一方面,这份文件也帮助我意识到并在纸割伤开始恶化成更大、更痛的伤口之前采取行动。有时,我会看到同样的名字或同样的风格的作品反复出现。这是干预或以某种方式改变事情的好时机。有时,这意味着寻求别人的支持来帮助你做到这一点,如果是这样的话,你就会有很多现成的例子,这样你就可以找到正确的前进道路。

5.“今天,我学到了”

这个文档也相对简单。这是我学到的东西的清单,通常以项目符号的形式。对我来说,学习的范围从技术细节(“API以这种特殊的方式工作”),到存储我以后可能想要查找的东西(“当你想要计算那个时使用这个查询”,“支持人员的回复记录链接”),到对工作风格的观察(“爱丽丝在早上更清醒(自称)”,“多丽丝会仔细阅读电子邮件,即使她不回复,”),到我想记住的关于同事的个人细节(“Deep有一个叫Leo的3岁儿子”),到个人见解(“乔丹给我的反馈是,我通常是房间里最乐观的声音”,“在学习SQL方面似乎比同事慢”)。日期或按月分批,这样你就可以回顾和理解时间和背景。

我发现自己回到这个文档并在里面搜索一直都是。我发现我经常记得我在文档中放了一些与这件事相关的东西,但却记不起它周围的细节。有了这个医生,我只需要几秒钟的搜索就能回到他们身边。

这在我的日常工作中很有用,因为它使我不太可能问同样的问题两次,并帮助我解除自己的障碍,而不是依赖他人。我还发现,如果我花10秒钟的时间把某件事添加到列表中,我更有可能记住它。(而且,这方面的研究与我的观点一致-重写可以帮助我们的大脑对信息进行编码。它还说写出来比打出来更好,但这样会使文档更不容易搜索,这对我来说更重要)。

说到自我反省,这篇文章帮助我从更细微的角度了解我在学习什么、如何学习,以及学习的斜率和速度。例如,我发现在某些时期,技术主题的学习可能很低,但组织或团队动态方面的学习可能很高。

很多职业建议都围绕着“停止学习就离开”这一理念。我认为这是一个方向性的好建议——只要你对学习的样子持开放的态度。

有一个文档可以帮助你相对准确地了解你在学习旅程中的位置。从这里开始,看你是否希望结果发生改变。

每月的文档

6.影响跟踪(在OSR中)

用你的OSR作为你的指南,看一看你发布的所有东西,并记下它们的影响。尽你最大的努力关注可观察的结果——指标移动了什么,指标如何移动,用户说了什么或做了什么,同事说了什么或做了什么,等等。

这不仅会在绩效评估季节派上用场,而且还会开始训练和调整你的模型,了解哪些工作实际上会产生影响。而且,它会帮助你与他人聪明地谈论这些(特别是当他们敲你的门向你寻求帮助的时候)。

7.坐在我

我们中的许多人都熟悉C-Sat,即客户满意度的缩写,作为衡量客户对产品或服务满意程度的指标。我们中的许多人都填写过公司满意度调查(也被称为员工语音调查),这有助于获得一个广泛的公司满意度评分,同时也有助于了解员工对公司的满意度。我认为,是时候让我们养成把这个问题放在自己身上的习惯,并评估自己的满意度,或“我-sat”。

有很多方法可以测量自己的脉搏,我将在下面分享一些我最喜欢的例子和练习。无论你选择哪种锻炼方式,对我影响最大的就是养成花时间和空间进行自我反省的习惯(也就是说,有规律地做其中一项锻炼),并以一种有助于指导未来行为的方式回顾自己的行为模式。

满意度石蕊试纸:一个简单的签到结构,从我最喜欢的计划,设计(和销售条纹公司的工程主管大卫·辛格尔顿。所有这些练习都需要你在四个核心的满意度驱动因素上给自己打1-4分:享受、完成工作、取得进展的目标、学习。把它们平均起来(如果你觉得特别彻底,可以用加权平均),得出一个整体的“我的Sat”。

Blood Kool-Aid描述“Me Sat”的一种方式也可以是你当前的血液Kool-Aid内容。也就是说,我的血管里流淌着多少公司的酷爱饮料?或者,在给定的时刻,我对公司的使命、领导、同事、角色和操作规范了解多少?这个单项得分可能会受到你当前情绪的影响,但追踪它也无妨。(或者,当你对某件事感到特别兴奋时,问问自己在这个量表上处于什么位置,以此建立更多的自我意识,并采取更有节制的行动)。

贡献于你的"四个列表”:这是莫莉·格雷厄姆(谷歌,Facebook, Quip, Lambda School,陈·扎克伯格)创造的,并建议你为四个清单贡献;我喜欢做的事,我擅长的事,我讨厌做的事,我不擅长的事。我喜欢把这些作为运行清单,而不是每个月都做一个新的清单。注意哪些变化——甚至可以在变更日志中跟踪它们。

能源评估:类似Molly的四张清单,由Stephanie Zou (Zendesk, Figma)介绍给我锻炼可以帮助你清楚地表达你所做的事情是如何影响你的精力的,以及随着时间的推移,你希望更多或更少接触什么。

停止,开始,继续回顾:这个经典的回顾框架要求您考虑要开始、停止和继续做什么。它通常用于反思协作或跨职能工作,但你没有理由不能把它用在自己身上!这是一个模板如果你想自己试试的话。

珍惜/改变回顾:我使用的另一个回顾框架是“改变/珍惜量表”。在光谱的一边,我有我想要保留的东西。从那时起,我问自己,我是想要或需要培养它(比如,把注意力集中在园艺/浇水上)还是让它顺其自然(比如,不要干预,让事情发生)。另一边是我想要改变的东西。从那时起,我会问自己是想要更多还是更少。这是一个模板如果你想试试这个。

一个频谱的珍惜变化,与养育和让流动在一个轴,和多或少在右边的轴。
珍惜/更改回顾模板的示例

我在不同的地方使用过这些练习。事实上,我喜欢切换反思的框架,以保持它们的新鲜感。最终,他们都回答了同样的问题——我应该在工作中学习什么?你的日常文档可以帮助你了解所有这些信息,通过有针对性的自我反思,建立一个将所有信息整合在一起的常规练习,也可以帮助你向一路上可以帮助你的人讲述你自己的故事,你现在的位置和你想要去的地方(有真实的例子!)

季度文档

8.个人新闻稿

想象你正在写一篇关于你所发行的所有内容及其影响力的新闻稿。你可能会非常依赖你的OSR(包括影响),可能会从你的剪贴簿中添加一些细节,如“我引以为豪的事情”、“今天我学到的东西”和“Snag Log”文档。

你可能需要在新闻稿中包含以下内容:

标题/导语:吸引注意力的东西

一行总结:想象一下某人会如何向同事描述这件事

你运送的前3-5件物品

你的时间都去哪了

关键的见解或学习

度量标准的进展

定性的影响

对更广泛的团队/公司做出贡献

从利益相关者/用户(内部或外部)那里收到的反馈

一件艺术品(图表、图片、截图等)

整体情绪/情感

公司做的任何你希望自己能参与其中的事情

你真正引以为傲的事

任何你不引以为傲的事

展望未来:你下一步要发布什么,你对什么感到兴奋,你、你的团队或你的公司的重大机遇,以及任何可以预见的障碍、风险或你担心的事情。

在这里它们在模板中这样你就可以更快地完成自己的新闻稿.我喜欢在周末或晚上做这些事情,当事情比较安静的时候,我可以全身心地投入。我还把这些时间限制在3小时以内,这样我就不会太忘乎所以。

帮你自己一个忙,把这篇文章写成散文吧。你不需要向任何人展示,但随着时间的推移,回顾这些作品的目录会非常酷,如果它们有一点冲击力,你会更有可能这么做。当你这样做的时候,你会不可避免地对自己说,“该死,我真的做了所有这些?!”这种感觉会让你经历创业生涯的所有沧桑。

值得承认的是,公司经常会为了绩效评估的目的而提出一些版本的评估,但我认为有必要做一个没有压力锅计时器滴答作响的评估,只对你自己而言,它不仅包括你的影响,还包括你的满意度。

年度文档

9.工作描述

在充满活力的公司工作,最好和最坏的事情是,一切都在不断变化——环境、产品路线图、用户需求、团队组成、经理。这意味着,公司对你的需求一直在变化,这意味着你的工作一直在变化。因为你每天都生活在这样的环境中,随着时间的推移,你很难发现自己的角色和责任发生了什么实质性的变化。

这就像衰老——很难在每天的尺度上发现,很容易在十年的尺度上发现,在两者之间有点模糊。为了让自己更清楚地了解形势的变化,我每六个月重写一次自己的工作描述。

一份典型的职位描述有三个组成部分,你在撰写自己的职位描述时也可以使用这些组成部分:

1.对职位与公司及其目标之间关系的总体描述(通常为1-2段文字)

2.职责清单(通常是项目符号),以及

3.做一份好工作所需要的技能。

我发现1通常保持相对稳定,2一直在变化,3则稳步发展。理想的情况是,随着时间的推移,你的责任会变得越来越有战略意义,越来越有趣,而且2永远不会超过3。

当你动笔的时候,我建议你的第一段有一个非常令人难忘的一行字的使命宣言。想一想,如果有人问你的经理:“$NAME最近在做什么?”你希望她怎么回答?为什么?因为他们可能会!而且,你可能应该有一些你可以经常用来和别人谈论你的角色的语言。

这是一个模板你可以用它来构建你的。

如果您看到一个版本到另一个版本之间有意义的更改,那么与您的经理联系可能是个好主意。根据你对你的角色和责任的感觉,你可以用这个来检查你的内心,并引导你与你的经理就你关注的领域进行对话。

我一直在尝试的另一件事是为未来的1-2年创造一份理想的工作描述。这将为你未来的目标创造一个清晰、有形的表述。你写的东西不必涉及你目前的技能或公司需要什么。一切都是关于你和你想去的地方。您可能会发现这个角色是存在的,并且您可以拥有它!

几年前,我和几个同事在一个周六的下午聚在一起,写了这些信。这是一个非常有趣的练习——尤其是因为它结合了我们对自己职业的希望和梦想,以及我们希望公司采取的最佳战略方向。

10.与我共事

杰伊·德赛的第一个构想概念(尽管他称之为“用户指南”),我第一次了解它是在我阅读的时候克莱尔·休斯·约翰逊他曾是Stripe的首席运营官。这是一种表达和衡量你喜欢的工作方式和喜好的方式。

对于领导来说,要意识到其中隐含的权力动态——特别是,你是否希望同事根据你的喜好调整工作风格。对于个人贡献者来说,我发现这份文档是一种非常有用的自我表达形式,它能帮助你建立更好、更健康、更高效的工作关系。如果做得好,他们也会表现出很强的自我意识,帮助同事们更好地理解彼此。

当同事觉得有些事情不太合意,又不知道原因时,我也会求助于“与我共事”的文档。创建文档,然后比较文档非常有助于发现意想不到的对齐或错位点,从而导致更深的联系,并找出工作摩擦的根本原因。

我还喜欢在文档的底部维护一个变更日志。在你的职业生涯中,变化的速度可能会降低。如果你觉得自己的风格或偏好已经进化到足以改变这份关于你喜欢如何工作的权威文档,那么你必须向自己和任何正式与你密切合作的人记录这一点。(不管怎样,他们可能已经注意到了,这是一个很好的机会来谈论这种进化,并更多地了解它及其对他人的影响)。

这是我的链接!还有一个预览截图:

把这些都付诸实践

如果你想把这些纳入你的工作流程,这是你可以订阅的日历这样就能让你把他们放在首位.我已经用了很多年了,我很高兴能让更多的人参与到自我反省、个人发展和更强的组织意识的过程中来。

用这种方式工作需要一点精神上的转变和一些纪律,但这是值得的。即使在工作生活感觉最混乱的时候,也会有线索隐藏在显眼的地方,也会有模式等着显现出来。因为当我们尽一切努力去发现它们时,我们的工作就会变得更好,整个过程也会感觉更有意义。

而且,我们不需要等待任何人来帮助我们到达那里。我们可以把一切都掌握在自己手中!