管理

与商务助理合作的战术指南:如何让委派成为你的超级力量

山姆Corcos的联合创始人兼首席执行官水平这是一家生物可穿戴公司,通过实时生物数据向你展示食物如何影响你的健康。他是四次创始人。

授权是一种超级大国。这也需要练习。

我认识的许多创始人都曾与高管助理(EA)合作过,但几个月后就不合作了,因为他们不知道如何有效利用资源——经常把高管助理一笔勾销。我看到的另一个常见的陷阱是,处于早期阶段、争强好胜的创始团队认为,让拥有这种技能的人加入公司还为时过早。

如果利用得当,EA可以成为初创团队武器库中最重要的工具之一——为专注于业务面临的最棘手的挑战腾出空间。但是,关于如何与ceo合作,并没有太多的战术信息——通常,这只是领导者应该知道的事情。

作为四次创始人和现任首席执行官水平在过去的工作中,我和各种各样的ea合作过,也从中学到了很多教训。我也痴迷于记录时间优化我作为一个初创公司的CEO每天的生活方式。

至于在关卡中添加EAs,我们采取了不同的方法。目前,Levels是一个47人的团队,我们有12个外包的ea。值得注意的是,我们的EA池对团队中的每个人都开放,无论资历如何我们鼓励每个人都利用它们。

我认为支持人员是每个初创公司最未被充分利用的资源之一。从根本上说,你希望你最好的人为你的公司做最有价值的项目。任何时候,当你的最高影响力的人把时间花在可以由其他人完成的日常任务上时,这不仅是公司的损失,而且限制了这个人发挥其全部潜力的能力。

为了向领导角色过渡,学习如何有效地授权可能是人们需要发展的最重要的技能,然而,许多人不愿意接受它。

在本文中,我将概述使用EAs的具体技巧——无论这是您第一次使用EAs,还是您希望更好地利用已经使用过的EAs。在此过程中,我将分享大量具体的例子、文档和模板,以说明我们如何在关卡中做到这一点。我还将阐述在整个Levels团队中扩展EA池的过程,以及为什么我认为这是更多早期初创公司应该采用的做法。

但在我们进入战术之前,让我们再做一点铺垫。

委派要避免的灾祸

作为一名多次创业的人,我帮助许多领导者培养了更好的委派技能。我发现了一些导致人们避免将任务委派给EA的主要原因:

冒名顶替者综合症。我见过有这样一种心态的领导者:“我凭什么把这个任务交给一个可能比我聪明的人?”认识到这一点很重要内心冲突的根源这阻碍了人们有效地委派工作。

Timesuck。花时间把一项任务交给别人是很难的(特别是如果这项任务只需要几分钟就能完成)。但是大多数人没有意识到的是,这可能只需要五分钟——但那是每天(或每周)五分钟。它还增加了认知负荷,以及上下文切换的成本——这远远超过5分钟。

缺乏证据点。但根据我的经验,大多数创始人不愿增加支持人员的最大原因只是因为他们以前从未成功过。与我交谈过的大多数聘用首席执行官的创始人都有过糟糕的经历,而几乎所有这些错误都是可以避免的。

当人们克服了这三个常见障碍并加入EA时,还有两个经常重复的错误需要避免。

创造更多的工作。我所见过的最常见的错误是,人们会强迫自己确保自己的EA每时每刻都在使用100%的时间。这是错误的。记住你的艺电是团队中的一员更有效率。如果你为了让你的艺电有事可做而特意为他们找事情做,那你就错了。如果他们没有任何迫在眉睫的任务,你最好指导他们读一本书或去度假,而不是为他们创造不必要的工作(或考虑将EA的访问扩大到更大的团队)。

坚持基本原则。另一个常见的错误是用这样的问题开始处理EA:“大多数人如何使用EA?”,这几乎总是以人们使用电子邮件进行日程安排和旅行计划而告终。严格地说,使用EA进行这些工作并没有错,但是还有更好的工具可用。例如,我用Calendly我自己预订航班,因为我发现旅行通常涉及优先级权衡,而艺电没有适当的背景能够做出权衡。

为什么你应该考虑EA Pool

如果你发现你没有足够的任务来占用一个EA的100%时间,而不是完全取消EA,我鼓励你考虑将你的EA提供给公司的每个人,我们称之为“EA Pool”。我们的大多数关卡执行人员仍然有一个主要的EA,但是当他们有停机时间时,EA会为其他需要支持的业务部分做出贡献。

许多初创公司不雇佣EA的一个原因是,每个人都没有足够的任务让一个人全职工作。但如果你让EA时间具有可替代性,你便可以将这些时间分配给团队中的许多人。

这里的关键是确保你的团队和EAs之间的沟通是清晰的——否则,他们可能会工作过度,承担过多的责任。例如,下面我列出了每个《关卡》团队成员在2022年2月7日这一周的委派任务。正如您所看到的,大多数团队每周的任务少于10个,但这些代表团在他们的日常工作流程中产生了巨大的差异。

对于以前从未与艺电合作过的人来说,需要一些练习和鼓励才能帮助人们开始授权。为了鼓励整个团队的人利用EA池,我们在团队全体成员中分享了“每周的委派”——这直接导致了更多的任务被委派给我们的EA。

就我个人而言,要开始建立你的艺电资源,最好是与代理公司合作。他们对EAs进行认证,并处理所有后端流程——通常包括网络安全培训、性能评估和所有其他类型的开销任务,否则你就需要自己完成这些任务。与中介公司合作成本更高,但以我的经验来看,这是值得的。

我的委派任务

为了在这里设置上下文并增加一些可视性,这里是concept文档的链接在那里我们跟踪所有我交给EA团队的代表团。这大约是我的实际代表团名单的三分之一——包括机密信息的所有内容我都删减了。

这应该会让你感受到,通过与ea合作和学习如何有效委派,你可以获得多大的影响力。总的来说,我们的EAs每月为我处理大约400个任务,分配给5个EAs。如果您正在寻找可以委托给EA的所有不同类型任务的想法,我建议您探索concept文档。正如你所注意到的,有些是小任务,比如更新我的好书列表或者提醒工程团队的成员更新他们的优先级跟踪表。其他的任务要大得多,也更耗时——比如处理我们每月更新的投资者邮件。

委派、自动化或消除什么。

在“每周工作4小时,作家蒂姆·费里斯(Tim Ferriss)的一句话让我印象深刻:“永远不要自动化可以被消除的事情,永远不要委派可以被自动化或精简的事情。否则,你就浪费了别人的时间而不是自己的时间,这就浪费了你的血汗钱。”

消除

在你考虑委托或自动化一项任务之前,总是有必要先考虑一下这项任务是否值得做。没有什么比花时间改进一开始就不应该存在的东西更糟糕的了。

你可以采用的一个有趣策略是“反飞行员”。当你运行一个试点项目时,你与一组用户进行测试以获得反馈.对于反飞行员,你移除这个功能,看看是否有人注意到。如果你没有收到很多抱怨,那就说明这个功能并没有像你想象的那样增加多少价值。

对我来说,最近的一个例子是,我考虑为EA添加一个循环任务,以提醒人们整理他们的职能领域的每周回顾(这大约需要2个小时)。但相反,我要求功能性线索在几周内不要发布它们,看看是否有人注意到。事实证明,这是一个“很好的拥有”,但真的没有增加多少价值,所以我们扼杀了那个项目

自动化

自动化一项任务的最好方法是使用计算机。但有时,它要么不值得投入工程时间,要么集成过于繁琐,无法解决您所面临的特定问题。在这里,您可以将一些任务委派给ea,以便将它们自动化。

例如,你是否曾想过,“天哪,我希望有一个与软件X的集成,以发布这些更新在Slack”,或“我真的希望这些拉请求中的信息可以自动同步我们的概念文档……”你的EA可以做这些事情。

这里有一个需要记住的提示:如果你有一个重复的任务(每天、每周等),你应该总是尝试将它自动化。即使每周只有5分钟,也很难解释它们占用了多少认知负荷。CarDash的联合创始人,特种部队操作员托德Opalski会称这类任务为"咬脚踝"或者是奥斯汀·奥尔雷德说“100%自动化和99%自动化之间的差异是惊人的大。”

请记住,几乎所有软件公司的主要限制都是工程时间,所以您应该像保护宝石一样保护工程时间。EA时间更便宜,也更可扩展。

粗略比较一下,在目前阶段,我们内部对工程时间的估价是每小时1000美元。如果解决一个简单的自动化需要一个工程师6个小时(包括上下文切换和机会成本),这意味着集成成本为6000美元。

或者,你可以让电子艺师每天手动做一次,每天15分钟。如果EA成本为每小时15美元,那么每天的自动化总成本为3.75美元,这意味着你必须连续运行这个任务超过4年为实现这种特殊的自动化而花费的工程时间的成本是不平衡的。

走EA路线也是更容易设置因为您不需要担心如何在产品/工程路线图上实现自动化。但当你将任务委派给EA时,很少有人会拒绝你的请求,因为这不会阻碍其他人的进程。

通过EAs实现自动化更容易因为它不需要对什么样的任务可以由计算机自动化有更深的理解。即使是没有软件经验的刚从大学毕业的运营人员,也可以通过把任务交给ea来轻松实现自动化。更多的自动化是好的,所以降低标准并使人们更容易实现自动化是有帮助的。

这也是更灵活的.如果您需要更改,您可以在过程中轻松地进行调整,而不需要投入更多的工程时间来进行更改。工程自动化很好,但它们也很死板。

那么什么时候应该使用工程时间来实现自动化呢?您几乎总是应该从使用EA自动化任务开始。在某些时候,很明显,问题是如此巨大,解决它的唯一方法是使用软件。但是您可能会惊讶于不使用自动化工程时间您可以走多远。

EAs可以填补没有正式集成或API的产品之间的空白。我从助理那里得到的大部分价值来自于他们为我自动化的任务。下面是我们的EA团队为我处理的三个自动化例子,理论上可以通过软件集成来完成:

每天一次:根据我的日程安排,把和我有电话的每个人都添加到我的CRM中,并添加一个“分类”标记,添加你能从互联网上找到的关于他们的任何相关信息,添加我通过电子邮件与他们沟通的相关内容。

每周一次:浏览GitHub中所有的pull请求,计算满足文档标准的pull请求的百分比。

只要《关卡》有新闻报道,就把它发布到#press频道上。

委托

思考自动化和委托之间的区别的一个有用的方法是自动化是必要的,而委托是声明性的.另一种思考方式是,电子商务可以进行自动化和委托,但计算机不能进行委托,因为它们需要明确的指令。自动化通常也是重复的任务,而委托通常是一次性或短期的任务。

祈使句和陈述句编程中的常用术语但是它们在其他地方没有被广泛使用,所以我们将详细介绍下面的每一个定义,并解释它们是如何应用的——以及为什么EAs应该几乎总是用于命令式请求而不是声明式请求。

当你做一个声明性的要求,你对接收端的人对你的请求的了解程度做了很多假设。

声明式请求的一些例子:

致我们的增长主管:我认为是时候更新我们的增长战略了。你能在月底前把草稿寄给我吗?

致我们的设计主管:我们需要想出一种方法让食物记录更吸引人。你能想想我们该如何着手解决那个问题吗?

对EA:你能花一个小时在Twitter上搜索去年谈论过“代谢健康”的人吗?

在这些请求中,我没有告诉他们如何完成任务。我只是用模糊的方式告诉他们我想要的输出是什么样的我把它留给他们去解决它。声明式请求只有在接收端的人有足够的上下文成功完成任务时才会起作用。

我经常和那些说他们需要EA的人交谈,但他们真正的意思是他们需要一个幕僚长.这里有一些线索可以告诉你实际上招聘办公室主任:

你需要一个能与公司其他人沟通解决问题的人。

你在找一个能在公司会议上代替你的人。

你需要有人为您构建流程—而不仅仅是针对您已经定义的现有流程进行常规交付。

你需要一个你可以信任的人来做决定。

你有一些抽象的、非常规的问题,需要有经验的人来帮助你解决。

必须的任务是一组明确的、与上下文无关的指令,对需要什么没有主观的解释。基本上,这是一个任何人都可以做的清单,即使他们不知道公司是做什么的,或者他们为什么要做这项任务。例如,我有一个个人目标,那就是限制我花在工程上的时间。我让我们的行政助理经常做的一项任务是,按照以下指示对我负责:

打开山姆的谷歌日历(当我在本文中解释我用日历作为待办事项清单,无情地记录我是如何花时间的)

打开记录山姆时间的电子表格

浏览标题中包含“工程”的活动或事件

在时间表中填写必要的细节(日期、时间(分钟)、花在工程上的总时间)

直接向Sam发送线程消息(主题:“工程时间花费”,主体:时间表的链接,总时间)

我们的一个电子助理每天完成一次这个任务,直到项目完成,以保持对时间花费的自我问责。

Sam Corcos, Levels联合创始人兼首席执行官

8个更好的委派策略

通过将正确的任务分配给你的艺电,你就在成为一个更有效的委派者的路上。但在此过程中我还收集了许多其他建议,能够帮助你的艺电在接受新任务时获得更高的高度。

1.使用异步视频和音频

这对大多数人来说是不自然的,但你应该尝试使用录制的、异步的视频和语音备忘录。这对你和你的艺电来说是更有效率的方式,它允许视频记录在未来需要新人参与任务时作为一种资产使用。让一个人看一段录像要比给每一个新人打一个同步的新入职电话要容易得多。

作为一个数据点,我已经和我们的外包ea定期合作一年多了,我们还没有召开过一次同步会议-我们做的一切都是异步的。

内容会缩放,而你的时间不会。尽量以内容的形式做更多的事情。

对于我们的异步视频,我们使用Loom和我们在这里分享了大量的最佳实践吗.当谈到与EAs使用异步视频时,最重要的提示(也是需要一些时间来适应的)是总是在一次拍摄中记录-如果有尴尬的停顿也没关系,或者更像是意识流。

异步视频也是做状态更新和进度报告的好方法。这比每周的现场会议更有效。以内容的形式来做更尊重你和他们的时间——特别是如果他们在菲律宾(我们的EA池的所在地)这样的时区,而且时区重叠是有限的。

2.定义输出格式

最好是让你的艺电清楚输出的格式应该是什么样子。例如,交付成果应该是一个电子表格吗?如果是,您期望的列是什么?应该是一个演示吗?一个concept文档?

如果你问,”把所有的播客列在一起“如果你多花几分钟整理最初的电子表格,显示你想要的列(Url?标题吗?播客的名字吗?)。

如果这需要你在任务的初始设置中投入大量精力,那么最好的策略是要求部分实现(详见下文),并让他们对如何完成任务进行判断,然后对他们的实现提供反馈,这样他们就可以继续前进。

3.要求回放

一开始这可能会让你觉得尴尬,但这是非常重要的,你必须每次都这么做。这通常意味着要把任务的开始时间推迟几个小时,但这是值得的。很少有任务是如此的时间敏感,以至于他们不能等几个小时来澄清。

你应该设定这样的期望,即当你向EA发出指示时,他们应该向你重复他们在指示中听到的内容以及他们将如何解决问题。你可能会惊讶地发现,你的文字很容易被误解,或者因为EA缺乏上下文而导致特定的说明含糊不清。

4.尝试部分实现

如果一个任务需要有意义的时间(例如超过几个小时),那么在花费大量时间之前,让你的艺电完成一个任务的部分实现几乎总是一个好主意。

例如,如果你有一项可能需要花费20个小时才能完成的任务,你应该总是这样说:“你能不能花10分钟做这件事,然后把结果发给我,让我再检查一下,以确保我们的方向是正确的?”

这将拯救你很多因为它阻止你的EA花时间在不正确的事情上。这些误解几乎都是指导者的错,而不是EA的错,所以练习给出更好的指示是值得的。

我的联合创始人杰克与艺电合作,整理出我们每周团队全体人员总结幻灯片的第一稿层级星期五论坛.这一任务过去需要Josh每周花费2个小时的时间,但现在只需要不到15分钟,因为在他开始工作时,大部分工作已经由EA完成了。

最糟糕的情况是,你最终没有使用EA整合的任何东西,你仍然处于尝试让EA尝试任务之前的位置,这很好!一定要给他们下次如何改进的反馈。

5.提供反馈

不要期望事情第一次就能成功,尤其是大任务。这是人们在使用EAs时遇到的另一种常见的失败模式。他们给出了一组模糊的指令,他们的EA误解了某些内容,他们并没有做得很好,所以他们放弃了并解雇了他们的EA。

根据个人经验,我可以告诉你,绝大多数情况下,如果你的EA不能正确完成任务,那是你的错,而不是他们的错。要有耐心,给予反馈.我发现做到这一点最简单的方法就是打开你的异步视频工具,记录下你对他们工作的反应。

6.用并行任务来试水

如果你不能完全确信你正在做的任务能够有效地完成,一个策略是让你的EA在一个沙盒中并行地完成任务(这意味着,可交付的内容并没有真正发送出去)。

例如,我以前手动发送我们的周五论坛给我们的每个投资者,这大约需要每周15分钟,我想把这个任务交给自动化。但是这个任务有点棘手——它需要访问几个账户,一些视频编辑,图像编辑和其他一些步骤,这些步骤在这个过程中是单点失败的。

所以,在这种情况下,我所做的是,我记录了自己的正常工作流程,整理周五论坛的电子邮件,并让我的艺电复制这个过程,但不发送电子邮件给每个人,只发送给我。

她第一次做这个任务时出现了一些问题,我们进行了调整——但因为她只给我发了邮件,所以没有任何后果。在两周的完美交付之后,我有信心把任务交给她,让她负责,把它发给我们所有的投资者,从那以后她每周都这么做。

你也可以要求你的艺电提出他们认为正确的答案没有交付任何东西。例如,我曾经每个月花几个小时查看我的LinkedIn消息,我不想再这样做了。于是,我录制了自己处理LinkedIn消息的过程,并将它们发送给我的EA。然后,在接下来的几个月里,我的EA会给我发送入站消息的截图,并附上她认为正确的回复。

随着时间的推移,你可以给他们反馈,这样他们就可以学习如何进行模式匹配,建立你对他们判断的信心,在某种程度上,你可能能够完全自动化你的EA任务。在这种情况下,我们花了几个月的时间来建立这种信心,现在我再也不用考虑LinkedIn消息了。

同样值得考虑的是,你可能低估了自己的电子商务能力和经验。试着打开屏幕记录仪,用你平时的方式做你每天的工作,然后把记录分享给你的艺电,看看你的艺电是否能从中提取出什么可以利用你的时间的东西。可以把这看作是现代职场的“工作跟踪”。

我记录了好几个小时的工作会议,然后把它们发给我们的行政助理,问他们在我的工作流程中是否有什么可以帮我处理的。最糟糕的情况是,它没有任何结果,我不需要花费任何增量时间来指导。最好的情况是,他们能够从我的工作量中减少一些任务,而我没有意识到这是可能的。

7.关闭循环

当你开始自动化和委派工作时,对正在完成的事情有信心是非常重要的。有一种情况你肯定不希望自己处于这种情况:你已经将任务自动化到EA,但他们已经耗尽带宽,并且忘记了这一点……所以你认为在后台发生的事情不再发生了。

这就像煤矿里的金丝雀,让你怀疑自己所交付的一切,破坏你与EA之间建立起来的信任。这是一种非常糟糕的感觉。

制定出负责任和透明的流程是非常重要的,这可以让你的行政助理花时间在什么事情上,以确保事情的一致性和正确性。我们在《Levels》中解决这一问题的方法便是设置一个concept数据库去追踪EA所完成的每一项任务。每个条目还包括他们在完成任务时的屏幕记录。

添加这种程度的问责和透明度,可以很容易地检查和查看自动化是否以您认为的方式发生,这对于在您和您的EA之间建立信任和信心有很大帮助。

8.使用任务记录

你需要对任务被持续、及时、正确地完成有信心。但有时,错误会发生,原因并不总是很清楚。例如,可能一条消息发送给了错误的人,或者邮件中包含了错误的信息。

这就是屏幕记录的作用。正如你在上面的任务数据库截图中所看到的,有一个“记录”列,这是EA实时执行任务的织机记录的链接。我们很少看这些视频,但当我们需要调试某些东西时,有实际的记录就可以了所以要找出问题就容易多了。

我从经验中发现,大多数情况下,错误的原因是EA不可能知道的边缘情况,所以我通常会就如何在未来的场景中处理这些边缘情况给他们反馈。

结束:进行委派的长期游戏。

要记住的最重要的事情是这需要时间.我花了数年时间才能够自信地将所有这些重复任务委托给我们的EA池。就像创业公司里的任何事情一样与客户交谈召开高管会议你不可能第一次就搞定。这并不意味着你要认输。

首先,试着把一些重复的任务交给你的艺电,利用上面的这些策略来实现更顺利的交接。当你继续看到你的艺电在你的收件箱和日历上腾出宝贵的空间时,你就会吵着找更多的任务交给他们。