简介

山姆Corcos的联合创始人兼首席执行官是水平这是一家生物可穿戴公司，通过实时生物数据向你展示食物是如何影响你的健康的。他曾四次创业。

授权是一种超级力量。这也需要练习。

我认识很多创始人，他们曾与行政助理(EA)共事，但几个月后就不干了，因为他们不知道如何有效利用这个资源——经常把行政助理一笔带过。我看到的另一个常见陷阱是，在初创阶段，好斗的创始团队认为引进具备这种技能的人还为时过早。

如果利用得当，EA可以成为创业团队武器库中最重要的工具之一——腾出空间来专注于业务面临的最棘手的挑战。但是，关于如何具体与ea合作的战术信息并不多——通常，这只是领导者应该知道如何做的事情。

我曾四次创立公司，现在是水平在美国，我过去与各种各样的助理助理共事过，我从惨痛的教训中学到了很多。我也痴迷于记录自己的时间以及优化我作为初创公司CEO的每一天。

在关卡中添加ea时，我们采取了不同的方法。目前，Levels是一个47人的团队，我们有12个外包ea。值得注意的是，我们的EA池对团队中的每个人都开放，无论资历如何我们鼓励每个人都利用它们。

我认为支持人员是每个创业公司最没有充分利用的资源之一。从根本上说，你希望最优秀的员工为公司的最高价值项目工作。任何时候，你的最高影响力的人把时间花在可以由其他人完成的日常任务上，这不仅是公司的损失，而且还限制了那个人充分发挥潜力的能力。

学习如何有效地授权可能是人们为了过渡到领导角色而需要培养的最重要的技能，然而，许多人不愿意接受它。

在本文中，我将概述与ea合作的具体技巧——无论这是您第一次引入ea，还是您希望更好地利用已经合作过的ea。在此过程中，我将分享大量具体的例子、文档和模板，以说明我们在级别中如何做到这一点。我还将在Levels中阐述在整个团队中扩展EA池的过程，以及为什么我认为这是更多早期初创公司应该采用的做法。

但在我们进入战术之前，让我们再做一点铺垫。

委派要避免的灾难

作为一名多次创业的创始人，我帮助许多领导者培养了更好的委派技能。我发现了一些导致人们避免委托给EA的主要原因:

冒名顶替者综合症。我见过这样的领导者，他们的心态是:“我凭什么把这个任务交给一个可能比我聪明的人?”认识到这一点很重要内心冲突的根源这阻碍了人们有效地授权。

Timesuck。花时间把任务交给别人是很难的(尤其是如果这个任务只需要几分钟就能完成)。但大多数人没有意识到的是，这可能只需要五分钟——但这是每天(或每周)五分钟。它还增加了认知负荷，以及转换上下文的成本——这远远超过五分钟。

缺乏证据点。但根据我的经验，大多数创始人不愿增加支持人员的最大原因只是因为他们以前从未成功地做到过。与我交谈过的大多数聘请过助理总裁的创始人都有过糟糕的经历，而几乎所有这些错误都是可以避免的。

当人们克服了这三个常见的障碍，并加入EA时，有两个经常重复的错误需要避免。

创造更多的工作。我所见过的最常见的错误是，人们有一种强迫感，那就是确保他们的EA一直在100%地使用他们的时间。这是错误的。记住，你的EA在团队中提供帮助你更有效率。如果你为了让EA有事可做而费尽心思去找他们，那你就错了。如果他们没有任何迫在眉睫的任务，你最好指导他们读一本书或去度假，而不是为他们创造不必要的工作(或考虑将EA权限扩大到更大的团队)。

坚持基本原则。另一个常见的错误是用这样的问题来处理EA:“大多数人如何使用EA?”的问题，结果几乎都是人们用电子邮箱来安排行程和旅行计划。使用EA来处理这些事情并不是完全错误的，但是有更好的工具可用。例如，我使用Calendly我自己订机票，因为我发现旅行通常涉及优先级的权衡，EA没有适当的背景能够做到这一点。

为什么你应该考虑EA Pool

如果你发现你没有足够的任务来占用EA的100%的时间，而不是完全注销EA，我鼓励你考虑让你的EA在我们所谓的“EA池”中对公司的每个人都可用。我们级别的大多数高管仍然有一个主要的EA，但当他们有停机时间时，EA会为其他需要支持的业务部分做出贡献。

许多初创公司不聘请EA的原因之一是，每个人都没有足够的任务来全职占用一个人。但如果你让EA时间具有可替代性，你就可以将这些时间分配给团队中的许多人。

这里的关键是确保你的团队和ea之间的沟通是清晰的——否则，他们可能会过度工作，承担太多的责任。例如，下面我列出了每个级别团队成员在2022年2月7日这一周的委派任务。正如您所看到的，大多数团队每周的任务少于10个，但是这些委派对他们的日常工作流程产生了巨大的影响。

对于以前从未在EA工作过的人来说，需要一些练习和鼓励才能帮助他们开始授权。为了鼓励团队成员充分利用EA资源，我们在团队全体成员中分享了“本周委派”——这直接导致了更多的任务被委派给EA。

就我个人而言，要开始建立你的EA池，最好是与代理公司合作。他们对ea进行资格认证，并处理所有后端流程——通常包括网络安全培训、性能评估以及所有其他类型的开销任务，否则您需要完成自己的任务。与中介合作的成本更高，但以我的经验来看，这是值得的。

我委派的任务

为了在这里设置上下文并增加一些可见性，这里是concept文档的链接在那里我们可以跟踪我交给EA团队的所有代表团。这大约是我实际代表团名单的三分之一——我删去了任何包含机密信息的内容。

这应该会让你感觉到，通过与ea合作和学习如何有效地委派工作，你可以获得多大的影响力。总的来说，我们的助理助理每月为我处理大约400个任务，分配给5个助理助理。如果您正在寻找关于可以委托给EA的所有不同类型任务的想法，我建议您探索concept文档。你会注意到，其中一些是小任务，比如更新我的好书列表或者提醒工程团队的成员更新他们的优先级跟踪表。其他的则是更大、更耗时的任务——比如处理我们每月的投资者更新邮件。

委托、自动化和消除什么。

在“每周工作4小时，作家蒂姆·费里斯的一句话让我印象深刻:“永远不要自动化那些可以消除的事情，永远不要把可以自动化或简化的事情委托给别人。否则，你就浪费了别人的时间，而不是自己的时间，这就浪费了你的血汗钱。”

消除

在考虑委托或自动化一项任务之前，总是有必要先询问一下这项任务是否值得做。没有什么比花时间改进一件本来就不应该存在的东西更糟糕的了。

这里你可以使用的一个有趣的策略是“反飞行员”。当你运行一个试点项目时，你与一组用户一起测试一些内容以获得反馈．对于反驾驶仪，你可以删除这个功能，看看是否有人注意到。如果你没有收到很多抱怨，那就说明这个功能并没有像你想象的那么有价值。

对我来说，最近的一个例子是，当我考虑为EA添加一个循环任务，以提醒人们每周对他们的功能领域进行总结(这需要大约2个小时)。但相反，我要求功能性领导在几周内不要发布它们，看看是否有人注意到。事实证明，这是一个“很好的拥有”，但真的没有增加那么多的价值，所以我们扼杀了那个项目．

自动化

自动化一项任务的最好方法是使用计算机。但有时，它要么不值得投入工程时间，要么集成太麻烦，无法解决您的特定问题。在这里，您可以将一些任务委托给ea以实现自动化。

例如，你是否曾经想过，“天哪，我希望能与软件X集成，以便在Slack中发布这些更新”，或者“我真的希望这些pull请求中的信息能够以某种方式自动与我们在concept中的文档同步……”你的EA可以做这些事情。

这里有一个提示要记住:如果你有一个重复的任务(每天，每周等)，你应该总是尝试自动化它。即使每周只有5分钟，也很难解释他们占用了多少认知负荷。我在CarDash的联合创始人兼特种部队操作员托德Opalski把这类任务叫做"咬脚踝"或者是奥斯丁说“100%自动化和99%自动化之间的差别是惊人的大。”

请记住，几乎所有软件公司的主要限制都是工程时间，所以您应该像保护宝石一样保护工程时间。EA时间更便宜，也更可扩展。

粗略比较一下，在我们目前的阶段，我们内部对工程时间的估价是1000美元/小时。如果解决一个简单的自动化需要一个工程师6个小时(包括上下文切换和机会成本)，这意味着集成成本为6000美元。

或者，你可以每天手动做一次，每天15分钟。如果EA成本为15美元/小时，那么自动化每天的总成本为3.75美元，这意味着你必须连续运行这个任务超过4年为了在这种特定的自动化上花费工程时间的成本上达到收支平衡。

走EA路线也是如此更容易设置因为你不需要担心如何在产品/工程路线图上实现自动化。但当涉及到委托给EA时，很少有人会拒绝你的请求，因为这不会阻碍其他人的进展。

通过EAs实现自动化更容易对团队中的每个人来说，因为它不需要对哪些任务可以由计算机自动化有更深入的理解。即使是刚从大学毕业、没有软件经验的运维人员，也可以轻易地将任务自动化，把它们交给ea。更多的自动化是好的，所以降低标准并使自动化更容易为人们实现是有帮助的。

这也是更灵活的．如果您需要更改，您可以在飞行过程中轻松地调整流程，而不需要引入更多的工程时间来进行更改。工程自动化很好，但也很死板。

那么什么时候应该使用工程时间来实现自动化呢?您几乎总是应该从使用EA自动化任务开始。在某些时候，很明显，问题是如此巨大，解决它的唯一方法是使用软件。但是你可能会惊讶地发现，在不使用工程时间进行自动化的情况下，你可以走多远。

ea可以填补没有正式集成或API的产品之间的空白。我从ea中获得的大部分价值来自于他们为我自动化的任务。下面是我们EA团队为我处理的三个自动化示例，理论上可以通过软件集成来完成:

每天一次:根据我的日历事件，把我打过电话的每个人，用“分类”标记将他们添加到我的CRM中，添加你能从互联网上找到的关于他们的任何相关信息，添加我通过电子邮件与他们沟通的相关上下文。

每周一次:浏览GitHub中所有的拉取请求，并计算符合我们文档标准的拉取请求的百分比。

任何时候只要有关卡的热门新闻，就把它发布在#press channel上。

委托

思考自动化和委托之间的区别的一个有用的方法是自动化是必需的，而委托是声明性的．另一种思考方式是，ea既可以进行自动化，也可以进行委托，但计算机不能进行委托，因为它们需要明确的指令。自动化通常也是重复的任务，而委派通常是一次性或短期的任务。

命令式和声明式是编程常用术语但是它们在其他地方并没有广泛使用，所以我们将在下面讨论每个定义并解释它们是如何应用的——以及为什么ea几乎总是用于命令式请求而不是声明式请求。

当你做一个声明性的要求,你对接收端的人对你的请求的了解程度做了很多假设。

声明式请求的一些例子:

致我们的增长主管:我认为是时候更新我们的增长战略了。你能在月底前寄给我一份草稿吗?

致我们的设计主管:我们需要找到一种让食物记录更吸引人的方法。你能想想我们该如何解决这个问题吗?

EA:你能花一个小时在Twitter上搜索去年谈论过“代谢健康”的人吗?

在这些请求中，我并没有告诉他们如何完成任务。我只是模糊地告诉他们我想要的输出是什么样的然后让他们自己去解决。声明性请求只有在接收端的人有足够的上下文来成功完成任务时才有效。

我经常和那些说他们需要EA的人交谈，但他们真正的意思是他们需要一个参谋长．这里有一些线索说明你实际上招聘幕僚长:

你需要一个能与公司其他人沟通解决问题的人。

你在找一个能代替你参加公司会议的人。

你需要有人为您构建流程—不只是常规地根据您定义的现有流程交付。

你需要一个你可以信任的人来做决定。

你有一些抽象的、非常规的问题，需要有经验的人来帮助你解决。

必须的任务是一组明确的、与上下文无关的指令，没有对所需内容的主观解释。基本上，这是一张任何人都可以做的清单，即使他们不知道公司是做什么的，也不知道他们为什么要做这项任务。例如，我有一个个人目标，限制我在工程上投入的时间。我让助理助理经常做的一项任务是按照以下指示对我负责:

打开山姆的谷歌日历(当我在本文中进行解释在美国，我用日历作为待办事项清单，无情地记录自己是如何花时间的。)

打开记录山姆时间的电子表格

浏览标题中包含“工程”的活动或事件

在时间表中填写必要的细节(日期，时间(分钟)，工程花费的总时间)

发送直接线程消息给Sam(主题:“工程时间花费”，正文:时间表的链接，总时间)

我们的一名助理助理每天完成一次这项任务，直到项目完成，以对如何花费时间进行自我问责。

8个更好的授权策略

通过将正确的任务分配给EA，你就可以成为一个更有效的委派者。但在此过程中，我还收集了许多其他技巧，可以帮助你的EA在承担新任务时获得高度。

1.使用异步视频和音频

这对大多数人来说是不自然的，但你应该尝试使用录制的、异步的视频和语音备忘录进行委派。这对你和你的EA来说都是更省时的方式，它允许视频记录在未来需要新人加入任务时用作一种资产。对于一个人来说，观看一段录音要比为每一项任务与每个新人进行一次新的同步入职电话要容易得多。

作为一个数据点，一年多来，我一直在与外包的ea定期合作，但我们还没有开过一次同步会议-我们做的一切都是异步的。

内容是有比例的，你的时间是没有比例的。尽量以内容的形式做更多的事情。

对于我们的异步视频，我们使用Loom和我们在这里分享了大量的最佳实践吗．当谈到在EAs中使用异步视频时，最重要的技巧(也是需要一些人习惯的技巧)是总是一次录制如果有尴尬的停顿也没关系，或者这是一种意识流。

异步视频也是状态更新和进度报告的好方法。这比每周的定期会议要有效率得多。以内容的形式进行交流更能尊重你和对方的时间——特别是如果对方身处菲律宾这样的时区(我们的EA总部就在菲律宾)，而且时区重叠有限。

2.定义输出格式

最好让EA清楚输出的格式应该是什么样子。例如，交付物应该是电子表格吗?如果是，您期望的列是什么?应该是一次演讲吗?概念医生?

如果你问，”把所有播客都列在一起正如Bob Smith所做的那样，“如果你再花几分钟把最初的电子表格放在一起，显示你想要的列(Url?标题吗?播客的名字吗?)。

如果它需要你在任务的初始设置中投入大量精力，那么最好的策略是要求部分实现(下面将详细介绍)，并让他们根据自己的判断来完成任务，然后对他们的实现提供反馈，这样他们就可以继续前进。

3.要求回放

一开始可能会觉得尴尬，但这是非常重要的，你每次都要这样做。这通常意味着将任务的开始推迟几个小时，但这是值得的。很少有任务对时间非常敏感，以至于他们不能等待几个小时来澄清。

你应该设定这样的期望:无论何时你向EA发出指令，他们都应该向你重复他们在指令中听到的内容，以及他们将如何解决问题。您可能会惊讶地发现，由于EA缺乏上下文，您的文字很容易被误解，或者特定的说明很模糊。

4.尝试部分实现

如果一项任务需要大量的时间(例如超过几个小时)，那么在花费大量时间之前，让EA完成任务的部分实现几乎总是一个好主意。

例如，如果你有一项任务可能需要花费20个小时才能完成，你应该经常这样说:“你能不能花10分钟来完成这个任务，然后把结果发给我，这样我可以再次检查一下，以确保我们的方向是正确的?”

这将拯救你很多因为它可以防止你的EA花时间在不正确的事情上。这些误解几乎都是指导者的错，而不是EA的错，所以练习给出更好的指示是值得的。

我的联合创始人杰克与艺电合作，为我们每周的全员团队制作总结幻灯片的初稿周五论坛．以前Josh每周需要花2个小时完成这项任务，但现在只需要不到15分钟，因为在他开始工作时，EA已经完成了大部分工作。

最坏的情况是，您最终没有使用EA组合的任何东西，并且您在尝试让EA尝试任务之前处于相同的位置，这很好!一定要给他们反馈下次如何改进。

5.提供反馈

不要指望事情第一次就能十全十美，尤其是大任务。这是人们在使用ea时遇到的另一种常见故障模式。他们给出了一组模棱两可的指令，他们的EA误解了一些东西，他们没有做得很好，所以他们放弃了并解雇了EA。

我可以从个人经验告诉你，绝大多数情况下，如果你的EA不能正确完成任务，那是你的错，而不是他们的错。要有耐心并给予反馈．我发现做到这一点最简单的方法就是打开你的异步视频工具并记录下你对他们工作的反应。

6.用并行任务来试水

如果你不完全相信你目前正在做的任务可以有效地移交，一个策略是让你的EA在沙盒中并行地执行任务(这意味着，可交付的内容实际上没有发送)。

例如，我以前手动将我们的周五论坛发送给我们的每个投资者，每周花费大约15分钟，我想把这个任务交给自动化。但是这个任务有点棘手——它需要访问几个账户，进行一些视频编辑、图像编辑和其他一些步骤，这些步骤都是这个过程中的单点故障。

所以在这种情况下，我所做的是，我记录下了自己在做周五论坛电子邮件的正常工作流程，并要求我的EA复制这个过程，但不是把电子邮件发给所有人，而是发给我。

她第一次做这个任务时出现了一些问题，我们进行了调整——但由于她只给我发了电子邮件，所以没有任何后果。又经过了两周的完美交付，我有信心把任务交给她，让她来接手，把它发送给我们所有的投资者，从那以后她每周都这样做。

你也可以要求你的EA提出他们认为正确的答案没有交付任何东西。例如，我以前每个月都会花几个小时查看LinkedIn上的信息，但我不想再这样做了。于是，我录下了自己处理LinkedIn信息的过程，并将它们发送给我的EA。然后，在接下来的几个月里，我的EA会给我发送入站信息的截图，以及她认为正确的回复。

随着时间的推移，你可以给他们反馈，这样他们就可以学习如何进行模式匹配，并建立你对他们判断的信心，在某种程度上，你可能能够完全自动化EA的任务。在这种情况下，我花了几个月的时间来建立这种信心，现在我再也不用考虑LinkedIn的消息了。

同样值得考虑的是，你可能低估了自己的能力和经验。试着简单地打开一个屏幕记录器，像平常一样做你的工作，然后把这个记录分享给你的艺电，看看你的艺电是否可以从中提取出任何可以利用你的时间的东西。可以把这看作是现代劳动力的“工作影子”。

我记录了几个小时的工作会议，然后把它们发给我们的助理，问他们我的工作流程中是否有什么可以从我的工作中删除的。最坏的情况是，没有任何结果，我不需要花任何增量时间给出指示。最好的情况是，他们能够以一种我没有意识到的方式从我的工作量中减轻一些任务。

7.结束循环

当你开始自动化和委派事情时，对事情正在完成有信心是非常重要的。有一种情况是您不希望发现自己处于这样的情况:您已经将任务自动化到EA，但他们已经耗尽了带宽，并且忘记了这一点……所以你假设在后台发生的事情不再发生了。

这就像矿井里的金丝雀，会让你怀疑自己交出的所有东西，破坏你和EA之间建立的信任。这是一种非常糟糕的感觉。

制定一个问责制和透明度的流程是非常重要的，可以让你的助理在哪些方面花费时间，以确保事情能够持续正确地完成。我们在关卡中解决这一问题的方法是拥有一个概念数据库来跟踪EA完成的每个任务。每个条目还包括他们完成任务时的屏幕记录。

添加这种程度的问责制和透明度可以很容易地检查和查看自动化是否以您认为的方式发生，并且它对于在您和您的EA之间建立信任和信心非常有帮助。

8.使用任务记录

你需要有信心，确保任务能够持续、及时、正确地完成。但有时，错误会发生，而且原因并不总是很清楚。例如，可能一条消息被发送给了错误的人，或者电子邮件中包含了错误的信息。

这就是屏幕录音的用处。正如你可以在上面的任务数据库截图中看到的，有一列“记录”，这是一个连接到EA实时执行任务的织机记录的链接。我们很少看这些视频，但当我们需要调试一些东西时，有实际的录音就可以了所以找出问题出在哪里容易多了。

我从经验中发现，大多数时候，错误的原因是因为EA不可能知道的边缘情况，所以我通常会给他们反馈，告诉他们如何在未来的场景中处理这些边缘情况。

结束:玩委托持久战。

最重要的是要记住这需要时间．我花了数年时间才能够自信地将所有这些重复的任务委托给我们的EA池。就像创业公司一样，不管是与客户交谈或召开高管会议你不可能第一次就搞定它。这并不意味着你要认输。

首先，试着把一些重复的任务交给你的EA，利用上面的这些策略，让交接更顺利。当你继续看到你的EA淘汰了这些，并在你的收件箱和日历上释放了宝贵的空间时，你会大声要求找到更多的任务来移交。